Wie man eine doppelte Rechnung identifiziert

Es sieht nicht richtig aus. Logo? Überprüfen. Richtige Waren? Überprüfen. Aber es fühlt sich nicht richtig an. Rechnungsbetrug durch doppelte Rechnungen kann jedes Unternehmen treffen. Ein großes Problem, das sich verstärkt, je mehr Rechnungen Ihr Unternehmen bearbeitet. Ob vorsätzlich oder aus Versehen, doppelte Rechnungen haben Auswirkungen. Finanziell. Neben einem Vertrauensverlust und Rufschädigung.

Wir können eine doppelte Rechnung erkennen!

Ich werde Ihnen erläutern, was doppelte Rechnungen sind und wie sie entstehen. ie sie Ihrem Unternehmen schaden können. Wie Sie sie verhindern können.

Lassen Sie uns anfangen…

Was ist eine doppelte Rechnung?

Eine doppelte Rechnung, oder auch doppelte Rechnung genannt, bezieht sich auf mehrere Kopien derselben Rechnung, die für dieselbe Transaktion ausgestellt werden.

Es könnte ein ehrlicher menschlicher Fehler sein. Es könnte sich um Rechnungsbetrug handeln. So oder so, wenn sie bearbeitet wird, wird sie Ihre Verwaltungskommunikation behindern und Ihr Unternehmen mit ungeplanten Kosten belasten.

Sie nehmen verschiedene Formen an. Eine identische Rechnung, die mehrfach eingereicht wird. Eine manipulierte Rechnung. Eine doppelte Rechnung, die über verschiedene Kanäle eingereicht wird.

Wenn sie übersehen oder ignoriert werden, wird Ihr AP-Team sie bearbeiten, ohne zu wissen, dass doppelte Zahlungen geleistet werden.

 

Wenn Sie weiterhin eine manuelle Dokumentenverarbeitungsstrategie verfolgen, wird es zeitaufwendig und ineffizient sein, diese Rechnungsdublikat zu identifizieren. Das manuelle Abgleichen von Anbieter, Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag ist ein langsamer Prozess. Viele Abweichungen werden übersehen.

Ein Beitrag, der einen schnellen Blick wert sein könnte – Die beste Rechnungsautomatisierungssoftware auf dem Markt.

Wie entsteht eine doppelte Rechnung?

Zufällig. Absichtlich.

Rechnungsduplikate entstehen durch menschliches Versagen, übermäßig komplizierte interne Geschäftsprozesse und Betrug. Doppelte Rechnungen entstehen aufgrund von…

• Manuelle Dateneingabefehler
• Falschen Preisen
• Fehlern in einer Hauptlieferantendatei
• Gleichen Rechnungen, die über mehrere Kanäle gesendet werden
• Geänderten Mengen oder Preisen
• Stornierung einer Lieferantenrechnung nach Zahlung
• Großen Mengen an Lieferantenrechnungen
• Unzureichender Datenvalidierung

Haben Sie vollständige Sicht auf Ihren gesamten Rechnungsbearbeitungsworkflow? Wenn Sie manuell arbeiten, ist das eine große Herausforderung. Mangelnde Aufsicht und schwache Kontrollen führen zu übersehenen Überprüfungen, wodurch doppelte Rechnungen durchrutschen können.

Wenn Sie von der manuellen Dokumentenverarbeitung abrücken möchten, werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.

Wie entstehen versehentlich doppelte Rechnungen?

Man kann nicht immer einem zwielichtigen Charakter die Schuld für eine identische Rechnung geben. Unschuldige Fehler passieren. Manuelle Dateneingabe führt oft zu Tippfehlern. Kommunikationsprobleme zwischen Teams. Rechnungen, die über mehrere Kanäle eingereicht werden. Rechnungsabgleich. Genehmigung. Ein Anbieter sendet eine Folge-Rechnung aufgrund einer verspäteten Zahlung.

Einige Anbieter nutzen in ihrem ERP-System eine Automatisierungsfunktion, um täglich eine Rechnung zu senden, wenn die Zahlung nicht eingegangen ist.

Das sind eine Menge Duplikate!

Heutzutage werden Rechnungen größtenteils per E-Mail versendet. Einige Unternehmen schicken jedoch weiterhin auch Papierkopien.

Oops!

Eine doppelte Rechnung.

Wenn Sie mit großen Rechnungsmengen arbeiten, wird die Nachverfolgung problematisch – insbesondere, wenn Sie dies manuell erledigen.

Wie erstellt ein Betrüger eine doppelte Rechnung?

Man kann den Kopf nicht in den Sand stecken.

Es gibt Menschen, die darauf aus sind, dein Unternehmen zu betrügen und zu stehlen. Sie stellen identische Rechnungen mit kleinen Änderungen aus, um deine Buchhaltungsabteilung zu täuschen. Finanzbetrug kann von unehrlichen Lieferanten oder Mitarbeitern ausgehen.

• Lieferantenbetrug – Ein Lieferant reicht absichtlich dieselbe Rechnung mehrfach ein, wobei er geringfügige Änderungen vornimmt, wie zum Beispiel ein anderes Datum oder eine geänderte Rechnungsnummer.
• Interner Betrug – Ein Mitarbeiter nimmt eine legitime Lieferantenrechnung und leitet die Zahlung, anstatt sie auf das Bankkonto des Lieferanten zu überweisen, auf das Konto eines Dritten um.

“31 % der Betrugsfälle werden von einem Mitarbeiter begangen, und 26 % resultieren aus der Kollusion zwischen internen und externen Akteuren.“ PWC’s Global Economic Crime and Fraud Survey 2022

Dies wäre eine interessante Lektüre, um mehr über andere Fälle von Rechnungsbetrug zu erfahren – Wie man gefälschte Rechnungen erkennt.

Wie beeinflussen doppelte Rechnungen mein Unternehmen?

Doppelte Rechnungen sind ein Albtraum. Neben finanziellen Verlusten führen sie auch zu unzuverlässigen Finanzberichten und chaotischen Cashflows. Die Abstimmung wird ewig dauern, Ihre Beziehungen zu Anbietern könnten gefährdet werden, und der Ruf Ihres Unternehmens könnte Schaden nehmen.

Verstehen Sie, welches Chaos gefälschte Rechnungen anrichten können und wie dringend eine Lösung erforderlich ist, um sich zu schützen und solche Vorfälle zu verhindern…

Verlustfinanzen

Doppelte Rechnungen können zu Überzahlungen führen. Ihr Unternehmen wird Geld verlieren. Dies schadet Ihrem Gewinn und Ihrer Rentabilität.

Buchhaltungsfehler

Manipulierte Rechnungen werden Ihre Finanzunterlagen und Buchhaltungssysteme durcheinanderbringen. Inevitable werden Ihre Finanzberichte nicht stimmen. Die Überwachung von Ausgaben und Einnahmen wird zum Albtraum.

Liquiditätsprobleme

Eine doppelte Rechnung wird Ihr Cashflow-Management stören. Geld, das durch die Zahlung derselben Rechnungen zweimal verloren geht, bedeutet, dass Ihre Organisation finanziellen Verpflichtungen nicht nachkommen kann.

Compliance und Prüfung

Wenn Ihre Finanzunterlagen mit Ungenauigkeiten durchsetzt sind, wird die Prüfung ein schmerzhafter Prozess sein. Prüfer, die tiefer graben, was zu Geldstrafen oder Bußgeldern führen kann, ist eine reale Möglichkeit.

Zusammenbruch der Lieferantenbeziehung

Wenn Zahlungen verspätet oder fehlerhaft sind, können Sie mit dem Unmut der Anbieter rechnen. Ein Bruch in den Beziehungen zu den Anbietern führt zu Frustrationen, da Vertrauen und Zufriedenheit leiden.

Wenn Sie immer noch manuelle Dokumentenverarbeitung verwenden und sich um doppelte Rechnungen sorgen, ist es an der Zeit, über die Automatisierung Ihrer AP-Workflows nachzudenken. Wenn Sie bereits automatisieren, aber Ihre Strategie nicht funktioniert, ist es Zeit für ein Upgrade auf die KI-Dokumentenverarbeitung.

Werfen Sie einen Blick auf die besten Softwarelösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.

Wie kann mein AP-Team unseren Rechnungsverarbeitungsworkflow schützen?

Wir haben bereits festgestellt, dass falsche Rechnungen Ihren Geschäftsbetrieb schädigen und die Arbeitsbelastung Ihres AP-Teams erhöhen.

Lassen Sie uns zwei wichtige Möglichkeiten betrachten, um Ihren Rechnungsverarbeitungsworkflow abzusichern…

Klassifizierung von Rechnungen

Die Rechnungsklassifizierung weist Rechnungen basierend auf ihrem Inhalt Etiketten zu. Anbieter, Kunde, Betrag, Datum, Zahlungsstatus usw. In der Rechnungsverarbeitung hilft es Ihnen, Rechnungen zu sortieren, abzugleichen und zu überprüfen.

Ermöglicht Ihr Prozess, zu sehen, welche Rechnungen bezahlt wurden? Welche müssen überprüft werden? Welche sind verspätet?

Nein?

Sie sind dabei, eine doppelte Rechnung zu erstellen. Keine Klassifizierung bedeutet keine Sichtbarkeit. Sie wissen nicht, was vor sich geht. Genau dann geht alles schief.

Wie behebt man mangelnde Sichtbarkeit?

• AP-Automatisierung – Erhöhen Sie die Genauigkeit, Effizienz und Sicherheit Ihres Rechnungsprüfungsprozesses
• 2-Wege-/3-Wege-Abgleich – Vergleichen Sie Rechnungsdaten mit Bestellungen, Wareneingangsnachweisen und Verträgen
• Bestätigung der Einzelposten – Vergleichen Sie Waren, Menge und Preis mit der Lieferantenrechnung
• Geschäftsregeln – Vergleichen Sie automatisch Lieferantenrechnungen mit früheren Transaktionen

Überprüfung der Lieferantendetails

Ihr AP-Team erstellt eine Stammdaten-Datei für jeden Lieferanten. Das klingt einfach, kann jedoch kompliziert werden, wenn Lieferanten mehrere Niederlassungen haben, die Rechnungen ausstellen. Es besteht die Gefahr, dass Ihr AP-Team mehr als eine Stammdaten-Datei für einen einzelnen Lieferanten hat.

Sehen Sie, worauf ich hinaus will?

Um die Erstellung doppelter Rechnungen zu vermeiden, sollte Ihr Team für die Kreditorenbuchhaltung…

• Überprüfen Sie Lieferanteninformationen – verwenden Sie Geschäftsvorschriften, um die Lieferantennummer, die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag zu bestätigen.
• Stimmen Sie die Stammdaten des Lieferanten mit dem Lieferanten ab – Postleitzahl, Lieferantenname und Rechnungsbetrag.
• Implementieren Sie fortschrittliche KI und überprüfen Sie automatisch auf der Grundlage historischer Daten, die Abweichungen kennzeichnen.
• Rechnungsfreigabe-Workflows erfassen und kategorisieren den Namen des Anbieters, den Betrag usw. und bestimmen dann den erforderlichen Genehmigungsgrad.

 

Wie sollte mein AP-Team doppelte Rechnungen bearbeiten?

Wenn Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam eine potenzielle doppelte Rechnung erkennt, besteht der erste Schritt darin, zu überprüfen, ob sie authentisch ist oder nicht. Vergleichen Sie sie mit Ihren bestehenden Aufzeichnungen, wie z. B. dem entsprechenden Bestellauftrag oder bezahlten Rechnungen desselben Lieferanten.

Wenn es sich um eine Kopie handelt, ist es an der Zeit, mit dem Lieferanten zu sprechen, um sicherzustellen, dass Sie Doppelzahlungen vermeiden. Wenn bereits eine zweite Zahlung erfolgt ist, muss Ihr AP eine Rückerstattung oder Gutschrift an den Lieferanten ausstellen.

Wie man doppelte Rechnungen verhindert

Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.

Yep. So einfach. Funktionen wie automatische Zuordnung, Echtzeit-Transparenz über den Rechnungsstatus, Genehmigungsworkflows und Duplikatwarnungen. Setzen Sie eine intelligente Dokumentenverarbeitungslösung wie Rossum ein, um unvergleichliche Genauigkeit und Betrugserkennung zu gewährleisten.

Entschuldigung.

Wenn Sie weiterhin Rechnungen manuell verarbeiten, wird es Ihnen schwerfallen, alle doppelten Rechnungen zu erkennen. Das Abgleichen von Lieferanten, Rechnungsnummer, Rechnungsdaten und Beträgen klingt zwar machbar und funktioniert möglicherweise bei einigen Rechnungen. Aber mit steigender Anzahl wird es schwierig…

Mit einer Lösung von KI-gestützter Dokumentenverarbeitung können Sie doppelte Rechnungen vermeiden…

Einzelner Zugangspunkt (Single entry point)

Wenn Sie Rechnungen von mehreren Anbietern an verschiedenen Standorten erhalten, steigt die Wahrscheinlichkeit, doppelte Rechnungen zu erhalten. Dies kann zu doppelten Zahlungen führen. Eine zentrale Eingabestelle verhindert, dass doppelte Rechnungen aus verschiedenen Abteilungen in Ihren Prozess gelangen.

Aktualisierte Lieferantenstammdaten

Halten Sie Ihre Lieferantenstammdaten sauber. Aktualisieren Sie neue Informationen und löschen Sie alles, was veraltet ist. Stellen Sie sicher, dass es keine doppelten Anbieter gibt, bei denen eine leichte Änderung des Namens eine Kopie erstellt hat.

Automatische Datenabgleichung

Bestellungen belegen, dass eine Transaktion stattgefunden hat. Sie helfen Ihnen zu sehen, welche Waren bestellt und geliefert wurden.

AP-Software gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen ab und kennzeichnet, wenn es eine Diskrepanz gibt.

Genehmigungsworkflows

Ein automatisierter Genehmigungsworkflow für Rechnungen sorgt dafür, dass Überprüfungen und Zahlungsautorisierungen Diskrepanzen identifizieren und Zahlungen für doppelte Rechnungen gestoppt werden.

Wie hilft KI, doppelte Rechnungen zu erkennen?

Eine intelligente Dokumentenverarbeitungslösung wie Rossum nutzt KI für fortschrittliche Prüfungen. Sie erkennt doppelte Rechnungen, indem sie automatisch die einzelnen Posten vergleicht, wenn ein Anbieter mehrere Rechnungen am selben Tag oder innerhalb eines kurzen Zeitraums ausstellt.

Rossums transaktionale Dokumentenautomatisierung-Plattform erfasst automatisch Positionen. Die transaktionale Dokumentenautomatisierungsplattform von Rossum erfasst automatisch die Einzelposten.

Von der Datenerfassung, Validierung und Dreifachabgleich bis hin zu doppelten Rechnungen und nicht übereinstimmenden Daten wird unsere IDP-Lösung Unstimmigkeiten sofort markieren.

“51 % der befragten Organisationen geben an, in den letzten zwei Jahren Betrug erlebt zu haben, der höchste Wert in unseren 20 Jahren Forschung.“ PwCs Global Economic Crime and Fraud Survey 2022

Vielleicht möchten Sie sich ansehen, wie Sie mit Dokumentbetrugserkennungssoftware zurückschlagen können, um weitere Informationen zu erhalten.

Neben der Verfolgung von doppelten Rechnungen wird eine AP-Automatisierungslösung Ihrem Kreditorenteam helfen, Anomalien bei Ausgaben und Zahlungen zu identifizieren. Durch die Analyse von Mustern kann Ihr Team Ausreißer bei den Ausgaben für Lieferanten oder dem Volumen der eingereichten Rechnungen erkennen.

Wenn Sie wenig Zeit haben und keinen Platz für eine einstündige Demo haben, probieren Sie unsere interaktive Demo aus. Überzeugen Sie sich, wie intuitiv unsere KI-gestützte Dokumentenverarbeitungsplattform ist und wie wir Ihre Geschäftsabläufe revolutionieren und effiziente Dokumentenworkflows vorantreiben können.

Alternativ können Sie unsere Plattform mit Ihren eigenen Dokumenten testen. Wie Rossum funktioniert ist ein Beitrag, der erklärt, wie Sie sich für eine kostenlose Testversion anmelden und sehen können, wie wir Ihre Dokumentenverarbeitung von Anfang bis Ende automatisieren können.

 

Doppelte Rechnungen mit Rossum verhindern

Doppelte Rechnungen werden Ihrem Unternehmen Kosten verursachen. Ob durch doppelte Zahlungen oder durch die Zeit, die Ihr Team mit der Suche und Beseitigung dieser Rechnungen verschwendet.

Die Automatisierung des gesamten Prozesses der Kreditorenbuchhaltung wird die Bedrohung durch doppelte Rechnungen beseitigen. 2-Wege/3-Wege-Abgleich, Echtzeitverfolgung und Warnmeldungen werden Ihr Unternehmen vor versehentlichen und absichtlichen Rechnungsduplikaten schützen.

Die Dokumentenautomatisierungslösung von Rossum wird Ihre Rechnungsworkflows verbessern. Ihre Organisation wird…

• Manuelle Dateneingabe eliminieren
• Genauigkeit mit KI-OCR-Software erhöhen
• Bearbeitungszeiten reduzieren
• Schutz vor Rechnungsbetrug
• Passen Sie Ihre Workflows an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an
• Integrieren Sie in Ihr Ökosystem – SAP, Coupa, Workday und mehr

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FAQs zu doppelten Rechnungen

Wie kommt es zu einer doppelten Rechnung?

Eine doppelte Rechnung entsteht entweder versehentlich oder absichtlich. Ein Fehler bei der manuellen Dateneingabe oder ein Betrugsversuch. Beides führt dazu, dass eine einzelne Rechnung mehrfach bezahlt wird.

Welche Probleme kann eine doppelte Rechnung verursachen?

Wenn eine doppelte Rechnung unentdeckt bleibt, kann Ihr Unternehmen finanzielle Verluste sowie Probleme mit dem Cashflow und der Rentabilität erleiden. Auch die Beziehungen zu Lieferanten können aufgrund möglicher verspäteter Zahlungen leiden.

Was mache ich, wenn ich eine doppelte Rechnung von einem Lieferanten erhalte?

Wenn Sie eine doppelte Rechnung entdecken, muss Ihr AP den Lieferanten informieren, um den Fehler zu bestätigen. Wenn bereits eine doppelte Zahlung erfolgt ist, kann eine Gutschrift ausgestellt werden.

Wird eine doppelte Rechnung mein rechtliches Team involvieren?

Wenn die doppelte Rechnung von einem Lieferanten mit der Absicht ausgestellt wurde, Sie zu übervorteilen, Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen zu erhalten, die nie geliefert wurden, oder wenn es sich um internen Betrug eines Mitarbeiters handelt, ja. Die verantwortliche Person oder der verantwortliche Lieferant könnte, wenn sie für schuldig befunden werden, rechtlichen Schritten ausgesetzt werden.

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Tags:

• Betrug
• Rechnungsverarbeitung