Leitfaden zur Automatisierung von Verkaufsaufträgen

Die Verarbeitung von Verkaufsaufträgen ist ein entscheidender Schritt für Ihre Organisation, um Kundenbeziehungen, Bestände und Rechnungsstellung zu verwalten. Wenn dieser Prozess manuell durchgeführt wird, sind Fehler bei der Dateneingabe, zusätzliche Kosten und eine schlechte Kundenerfahrung häufig die Folge. Unabhängig von Ihrer Branche kann die Automatisierung dieser Prozesse zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen bieten, darunter verbesserte Genauigkeit, Kostenreduzierung und schnellere Bearbeitungszeiten.

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Wenn Sie die Verwaltung Ihrer Verkaufsaufträge verbessern möchten, hilft Ihnen dieser Leitfaden, Ihre Effizienz und Genauigkeit zu steigern. Vom Verständnis der Natur eines Verkaufsauftrags bis hin zur Optimierung der damit verbundenen Prozesse behandeln wir alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Aufträge effektiv zu verwalten, einschließlich des effektiven Verkaufs Order Management.

“61 % der Unternehmen, die Verkaufsauftragsautomatisierung nutzen, haben ihre Umsatzerwartungen im Jahr 2020 übertroffen.“ – HubSpot

Lassen Sie uns mit den grundlegenden Definitionen von Verkaufsaufträgen beginnen…

Ein Verkaufsauftrag ist ein Dokument, das erstellt wird, wenn ein Kunde eine Bestellung für ein Produkt oder eine Dienstleistung aufgibt. Dieser rechtlich bindende Vertrag erfasst alle Details der Transaktion, darunter…

• Gültigkeitsdatum der Bestellung
• Name und Kontaktdaten des Unternehmens
• Rechnungsinformationen des Kunden
• Versandinformationen des Kunden
• Preis vor Steuern/Mehrwertsteuer
• Liefer-/Versandkosten
• Gesamtpreis nach Steuern/Mehrwertsteuer
• Unterschriften der beteiligten Parteien
• Produktdetails
• Preisinformationen
• Lieferbedingungen
• Weitere wichtige Geschäftsbedingungen

Warum sind Verkaufsaufträge wichtig?

Verkaufsaufträge spielen eine wesentliche Rolle im Verkaufsprozess, indem sie sicherstellen, dass beide Parteien über die Einzelheiten der Transaktion informiert sind. Die Hauptvorteile der Verwendung von Verkaufsaufträgen sind…

• Effizienz
• Optimierte Verkaufsauftragsbearbeitung
• Verbesserte Kundenbeziehungen
• Klare Erwartungen für Käufer und Verkäufer
• Minimierung von Fehlern und Streitigkeiten
• Verfolgung der Verkaufsleistung im Laufe der Zeit
• Wichtige logistische und finanzielle Daten
• Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten

Wie erstelle ich einen Verkaufsauftrag?

Jetzt, wo Sie wissen, was ein Verkaufsauftrag ist und warum er wichtig ist, hier ist, wie Sie einen erstellen können. Jeder Verkaufsauftrag sollte Folgendes enthalten…

• Verkaufsdatum
• Name und Kontaktdaten von Kunde und Verkäufer
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Menge der Waren oder Dienstleistungen
• Preis jedes Artikels
• Gesamtpreis der Bestellung
• Zahlungsbedingungen
• Lieferdetails
• Rückgabebedingungen

Dieses Dokument muss erstellt werden, bevor Waren oder Dienstleistungen ausgetauscht werden. Sobald beide Parteien den Verkaufsauftrag unterzeichnet haben, wird er zu einem verbindlichen Vertrag.

Zusammenarbeit zwischen Verkaufsaufträgen und Bestellungen

Im Lebenszyklus der Auftragsverwaltung gibt es zwei Hauptkomponenten – Procure-to-Pay und Order-to-Cash.

• Die Bestellung ist Teil des Procure-to-Pay-Prozesses
• Der Verkaufsauftrag ist Teil des Order-to-Cash-Prozesses

Bestellauftrag

Waren oder Dienstleistungen werden mit einer Bestellung bei einem Verkäufer angefordert. Der Kunde stellt eine Liste der Artikel zusammen, die er kaufen möchte, einschließlich Beschreibungen und Mengen. Der Verkäufer erklärt sich bereit, diese Artikel zu einem festgelegten Preis zu liefern.

Verkaufsauftrag

Ein Verkaufsauftrag wird von Anbietern verwendet, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen. Der Anbieter erhält die Bestellung vom Kunden und sendet einen Verkaufsauftrag an den Kunden zurück. Dies bestätigt den Preis, die erforderlichen Waren und die Lieferprognosen.

Was ist Verkaufsauftragsautomatisierung?

Automatisierung des Verkaufsauftrags – SOA – optimiert zeitaufwändige, manuelle Aufgaben im Verkaufsprozess – Dateneingabe, Datenvalidierung, Trennung, Genehmigungsworkflows usw. Egal, ob es sich um Vertrieb, Kundenservice, Finanzen oder Betrieb handelt.

Eine Softwarelösung, die maschinelles Lernen, Computer Vision, natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) integriert. Automatisierung des Bestelleingangsprozesses von Anfang bis Ende. Verarbeitung von Bestellungen und anderen Verkaufsdokumenten in Ihr ERP-System.

¨Die Automatisierung des Verkaufsprozesses gewährleistet Genauigkeit und Effizienz. Keine Eingabefehler. Schnelle Bearbeitungszeiten.

Das bedeutet auch, dass Ihre Kunden und Interessenten Informationen über Ihre Produkte erhalten und diese mit wenig bis gar keiner menschlichen Interaktion kaufen können. Dies schafft einen reibungslosen Verkaufszyklus.

Während die Automatisierung von Arbeitsabläufen in vielen Branchen zunehmend zur Norm wird, sind sich einige Unternehmensleiter der Vorteile, die sie für den Verkaufsauftragsprozess mit sich bringt, nicht bewusst.

McKinsey stellt fest, dass obwohl über 30 % der Vertriebsaktivitäten automatisiert werden können, nur eines von vier Unternehmen mindestens einen Verkaufsprozess automatisiert hat.

Das macht keinen Sinn, wenn man bedenkt, wie viel Zeit Vertriebsmitarbeiter mit Aufgaben verbringen, die nichts mit dem Verkauf zu tun haben…

Wie funktioniert die Automatisierung von Verkaufsaufträgen?

Das Ausschneiden von sich wiederholenden manuellen Aufgaben optimiert den Verkaufsauftragsprozess. Dies ermöglicht es Ihrem Team, sich auf den Verkauf und den Kundenservice zu konzentrieren. Die Software zur Automatisierung von Verkaufsaufträgen kann Folgendes automatisieren…

• Datenaufnahme aus mehreren Quellen
• Dateneingabe
• Validierung
• Hochladen von Daten in Ihr Geschäftssystem
• Verarbeitung der Bestellung vom Empfang bis zur Genehmigung
• Kundenkommunikation
• Abruf von Transaktionen für Prüfungen und Compliance

Grundlagen der Automatisierung von Verkaufsaufträgen

Die Automatisierung von Verkaufsaufträgen schafft einen reibungslosen Verkaufsprozess, indem der Verkaufsauftrag schnell durch den Verkaufstrichter – von der Wahrnehmung bis zum Kauf – geleitet wird. Mit minimiertem menschlichem Eingriff. Dies erhöht die Effizienz und beseitigt Fehler.

Mit Fortschritten in den Werkzeugen zur Automatisierung von Verkaufsaufträgen ist es möglich, die Erfassung strukturierter Daten wie Kaufhistorien zu automatisieren. Ebenso wie unstrukturierte Daten in gesprochenen und schriftlichen Dokumenten – E-Mails, Faxe, Telefontranskripte usw.

Die Überwachung Ihrer Verkaufszyklen wird Erkenntnisse liefern, um Ihren Verkaufsprozess zu verbessern. Was funktioniert bei jeder Zielgruppe? An welchem Standort? Und Sie werden flexibel genug sein, um mit den unvermeidlichen saisonalen Veränderungen umzugehen.

Vorteile der Automatisierung von Verkaufsaufträgen

Verbesserung des Kundenservices, Senkung der Kosten, Beseitigung von Risiken.

Die automatisierte Extraktion von Verkaufsauftragsdaten eliminiert manuelle Dateneingabeaufgaben und langsame Validierungen. Die Reduzierung des Bedarfs an menschlichem Eingriff bedeutet, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter wieder damit beginnen können, Ihre Produkte zu verkaufen.

Die Folgewirkung ist eine gesteigerte Kundenzufriedenheit, da Ihr Vertriebsteam die Bedürfnisse der Kunden schneller ansprechen kann, sowie eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit.

Schauen Sie sich die Vorteile der SOA näher an…

Eliminierung menschlicher Fehler

Hey, wir alle machen Fehler. Fat Fingers sind ein berufliches Risiko für diejenigen, die den ganzen Tag auf einer Tastatur tippen.

Leider ist ein Rechtschreibfehler für mich zwar ärgerlich, aber nicht verheerend. Für diejenigen, die mit repetitiver Dateneingabe beauftragt sind, kann es jedoch zu finanziellen Verlusten für ihr Unternehmen und zu einem beschädigten Ruf führen.

Automatisierungssoftware beseitigt menschliche Fehler. Sie arbeitet rund um die Uhr und erhöht die Effizienz.

Steigerung der Zufriedenheit und Produktivität

Warum Ihr Vertriebsteam zwingen, repetitive und langweilige manuelle Aufgaben zu erledigen, wenn deren Fähigkeit darin liegt, neue Kunden für Ihr Unternehmen zu gewinnen?

Warum Ihr Vertriebsteam zwingen, repetitive und langweilige manuelle Aufgaben zu erledigen, damit es ausbrennt und beginnt, nach neuen Jobs zu suchen?

Software zur Verwaltung von Verkaufsaufträgen, die Ihren Verkaufsprozess automatisiert, entlastet Ihre Mitarbeiter, sodass sie sich auf den Verkauf konzentrieren können. Arbeiten Sie an höherpriorisierten Aufgaben – Aufgaben, die nur ein Mensch erledigen kann.

Die Mitarbeiter werden engagierter, effizienter und zufriedener in ihrem Job.

Erhöhung der Genauigkeit und Datenqualität

Die manuelle Erfassung birgt das Risiko inkonsistenter Daten, was zu Ausfallzeiten und verringerten Effizienzen führen kann. Wenn ungenaue Daten unbemerkt bleiben, muss Ihr Vertriebsteam Zeit mit der Korrektur von Fehlern verbringen und neuen Fehlern aus dem Weg gehen.

Die Automatisierung der Datenerfassung und deren Speicherung in einem zentralisierten System bedeutet, dass Ihr Team eine einzige Quelle der Wahrheit hat. Sie können sicher sein, dass die Teams in Ihrer Organisation im Einklang arbeiten und auf einen einzigen Satz akkurater Daten zugreifen.

Verbesserung des Kundenerlebnisses

Wenn Ihr Vertriebsteam von der Belastung manueller Aufgaben befreit ist, kann es seine Zeit damit verbringen, mit Kunden zu arbeiten und deren Erfahrungen zu verbessern.

Überforderte Vertriebsmitarbeiter, die unter Papierkram begraben sind, haben kaum genug Zeit, um sich persönlich um Kunden zu kümmern. Und mal ehrlich, wir alle wünschen uns einen freundlichen Ansprechpartner, der seine Kommunikation personalisiert.

Während eine erhöhte Datenakzeptanz Ihre internen Abläufe verbessert, trägt sie auch erheblich zur Verbesserung des Kundenerlebnisses bei. Keine verspäteten Lieferungen, keine falschen Bestellungen, keine Rechnungsfehler mehr.

Erkenntnisse über Kunden gewinnen

KI-gestützte Automatisierungstools für Verkaufsaufträge gewinnen wertvolle Kundeninformationen, die bei der Entwicklung zukünftiger Verkaufsstrategien helfen. Das Verständnis von Kaufgewohnheiten, Vorlieben und Schmerzpunkten bedeutet, dass Sie Ihre Kunden und Interessenten gezielter anvisieren können und deren tatsächliche Bedürfnisse besser erfüllen.

Wie Rossum die Verarbeitung von Verkaufsaufträgen automatisiert

KI-gestützte Automatisierung wird Ihren Verkaufsauftragsprozess transformieren. Dadurch werden die Abläufe in Ihrem Unternehmen verbessert, was wiederum zu höherer Produktivität und Umsatz, stärkeren Beziehungen zu Lieferanten und einer besseren Kundenerfahrung führt.

Die KI Dokumentenverarbeitungsplattform von Rossum kann die Verarbeitung von Verkaufsaufträgen präzise und mit hoher Geschwindigkeit automatisieren.

Fallstudie Kunde: Bus Industrial Tools

Bus Industrial Tools hatte ein Ziel: den Einkauf seiner Kunden zu optimieren und zu verbessern. Während große Unternehmen EDI (Electronic Data Interchange) nutzten, zogen es kleinere Kunden vor, sich auf PDFs zu verlassen.

Das regelbasierte Datenauswertungssystem des Unternehmens erwies sich als langsam und unzuverlässig, wenn es mit verschiedenen Dokumentenlayouts konfrontiert wurde.

In Zusammenarbeit mit Rossum hat Bus Industrial Tools seinen Order-to-Cash-Workflow verbessert.Dies reduzierte die Arbeitslast des Verkaufsteams und erhöhte die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden. Das Unternehmen schätzt, dass es 80 % der zuvor für die Verwaltung des Order-to-Cash-Prozesses aufgewendeten Zeit einsparen kann.

Bevor ich von Rossum hörte, hatte ich Zweifel daran, dass eine intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware (IDP) qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern könnte, ohne viel Aufwand in der Bereitstellungsphase zu investieren. Rossum beweist das Gegenteil. Nach einer kurzen Einrichtungsphase können wir unsere Verkaufsaufträge jetzt erheblich schneller verarbeiten, mit viel weniger Fehlern und einer höheren Gesamt Skalierbarkeit. Infolgedessen hat das Team von Bus Industrial Tools jetzt mehr Zeit, um sich auf wichtige Aufgaben anstelle von wiederholenden Eingabearbeiten zu konzentrieren.
Thijs Engel, Business Intelligence Spezialist bei Bus Industrial Tools

Die intelligente Dokumentenverarbeitung nutzt fortschrittliches maschinelles Lernen, um Informationen zu finden und zu verstehen, Dokumente zu klassifizieren und mehrere Aufgaben zu automatisieren, wie z. B. Vorverarbeitung, Datenerfassung, Validierung und Nachbearbeitung. In Kombination mit nahtlosen Rossum-Integrationen in Ihre bestehenden Systeme können Sie die Effizienz und Genauigkeit Ihres Verkaufsauftragsprozesses maximieren.

Unsere neueste Integration? Wir sind jetzt ein offizieller SAP-zertifizierter Partner. Wir haben auch eine neue SAP-zertifizierte Integration mit SAP S/4HANA Cloud eingeführt, um SAP-Stammdaten zu importieren und end-to-end Dokumenten-Workflows zu rationalisieren.

Schauen Sie sich unser eBook Automatisierung von Verkaufsaufträgen: Wie IDP helfen kann an, um zu sehen, was diese Lösung für Ihr Unternehmen bewirken kann – von der Kostensenkung und Fehlerreduzierung bis hin zur Generierung von mehr Umsatz.

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