Wie man gefälschte Rechnungen erkennt

Wenn Facebook und Google von Rechnungsbetrug betroffen sein können, dann können Sie es auch. Im März 2019 bekannte sich ein Betrüger schuldig, in einem Zeitraum von drei Jahren über 123 Millionen Dollar von den Technologieriesen mit gefälschten Rechnungen abgerechnet zu haben. DREI JAHRE ohne bemerkt zu werden! Okay, jetzt habe ich Ihnen einen Schrecken eingejagt, aber ich werde Ihnen Hilfe… und einen Gürtel anbieten. Dieser Beitrag wird Ihnen zeigen, wie Sie gefälschte Rechnungen erkennen können. Betrügereien, auf die Sie achten sollten. Und wie Sie Rechnungsbetrug verhindern können…

Wir können gefälschte Rechnungen erkennen!

Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie wir Ihnen bei der Erkennung von Rechnungsbetrug helfen können.

Beängstigende Dinge!

Warten Sie. Es wird noch schlimmer. Während es Rechnungsbetrug seit Jahren gibt, entwickelt er sich weiter. Generative KI erweist sich als wahr gewordener Traum für Cyberkriminelle, die eine gefälschte Rechnung – in wenigen Minuten – erstellen wollen, die realistisch aussieht.

Generative KI treibt eine Welle von Rechnungsbetrug an… diskutieren.

Da Gen-AI-Tools für alle verfügbar sind – in vielerlei Hinsicht ein Bonus – haben wir den perfekten Sturm. E-Rechnungen, Online-Transaktionen und automatisierte Zahlungssysteme profitieren Unternehmen, Kunden und Cyberkriminelle. Betrüger nutzen unsere digitalisierte Welt, um zu stehlen, den Betrieb zu stören und Misstrauen zu schaffen. Unsere Systeme sind unzureichend gesichert, was zu einem unvermeidlichen Anstieg von Buchhaltungsbetrug geführt hat.

Angesichts dieser neuen Bedrohung, ist es entscheidend, dass Unternehmen potenzielle Schwachstellen in ihren Finanzprozessen verstehen und angehen. Ironischerweise ist die Technologie, die Betrüger einsetzen, um Unternehmen zu betrügen, dieselbe Technologie, die sie schützen wird.

Es ist erwähnenswert, dass dieser Betrug nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt ist. Alle Unternehmen in allen Branchen haben Finanzabteilungen. Daher sind sie alle Betrügern ausgeliefert, die eine gefälschte Rechnung erstellen wollen. Eine betrügerische Rechnung.

“51 % der befragten Organisationen gaben an, in den letzten zwei Jahren Betrug erlebt zu haben, den höchsten Wert in unseren 20 Jahren Forschung.“ PwC’s Global Economic Crime and Fraud Survey 2022

Unser Leitfaden „Wie man gefälschte Rechnungen erkennt“ erklärt die verschiedenen Arten von Rechnungsschwindel und wie man sich gegen Betrugsangriffe schützt.

Was ist Rechnungsbetrug?

“Auch bekannt als Mandatsbetrug, gibt sich ein Betrüger als einer Ihrer Lieferanten aus. Er teilt Ihnen mit, dass sich seine Zahlungsdaten geändert haben und gibt neue Kontodaten an. Möglicherweise bittet er um eine dringende Zahlung. Der Betrug wird möglicherweise erst dann offensichtlich, wenn der echte Lieferant nach einer Zahlung fragt.“ Barclays Bank PLC

Es handelt sich um eine gefälschte Zahlungsanfrage von Betrügern, die sich als Lieferant oder Anbieter ausgeben. Das Ziel? Geld von Ihrem Unternehmen zu stehlen.

Die gefälschte Rechnung weist kleine Abweichungen auf, die leicht übersehen werden können. Bankkontodaten mit einer falschen Ziffer. Angepasste Zahlungsadresse. Der Einkaufsauftrag stimmt nicht überein.

Indem ein Betrüger ein bestehendes Lieferantenkonto imitiert, könnte er die korrekte E-Mail-Adresse verwenden, aber ein neues Zahlungsverfahren angeben. Ich werde später in diesem Beitrag näher auf die Arten von Rechnungsbetrug eingehen, aber hier sind einige Beispiele…

• Ein und dieselbe Rechnung mehrfach einzureichen, um doppelte Zahlungen zu erhalten
• Falsche Rechnungen für Waren zu erstellen, die entweder nicht bestellt oder nicht erhalten wurden
• Rechnungen einzureichen, bei denen der fällige Betrag erhöht wurde
• Rechnungen, die Dringlichkeit implizieren und Maßnahmen ankündigen, die ergriffen werden könnten, wenn die Zahlung nicht schnell erfolgt

Betrüger, die wissen, dass Rechnungsabteilungen oft mit Papierkram überlastet sind, haben ein einfaches Ziel. Das Hinzufügen eines Gefühls von Dringlichkeit – diese Rechnung ist 90 Tage überfällig – garantiert fast, dass die Zahlung ohne Überprüfung erfolgt.

Ohne einen strengen Betrugserkennungsprozess für Rechnungsabteilungen riskieren Unternehmen, einen falschen Rechnungsbetrug nicht zu erkennen und erhebliche Geldbeträge auszugeben.

Weitere Beispiele für Rechnungsbetrug sind doppelte Rechnungen und überhöhte Rechnungen. Ein Betrüger kann mehrere Rechnungen einreichen, die Sie für Produkte oder Dienstleistungen belasten, die Sie bereits bezahlt haben. Oder sie erhöhen den Preis auf etwas, das über das vereinbarte Maß hinausgeht.

Leider ist Rechnungsbetrug mit dem Wechsel zu digitalen Kanälen und fortschrittlicher KI-Technologie komplexer geworden.

Beim Umgang mit einer großen Anzahl von Rechnungen müssen mittelständische und große Unternehmen wachsam sein, insbesondere wenn sie weiterhin manuelle Prozesse für die Verfolgung, Zuordnung und Zahlung anwenden. Das manuelle Verfolgen, welche Zahlungen geleistet wurden, und das Abgleichen mit den zugehörigen Positionen ist eine langsame, fehleranfällige Aufgabe. Dies erleichtert es Betrügern, falsche Rechnungen durchzusetzen.

Rossum-Plattform, die ein Deep Learning-Neurales Netzwerk für die genaue Zuordnung und Validierung von Rechnungsdaten nutzt.

Arten von Rechnungsbetrug

“65 % der Organisationen waren im Jahr 2022 Opfer von Betrugsangriffen/-versuchen im Zahlungsverkehr. Von den Opfern konnten mehr als 27 % mindestens 75 % der verlorenen Mittel zurückgewinnen. Aber fast 44 % konnten ihre Verluste nicht zurückgewinnen.“ 2023 AFP® Payments Fraud and Control Survey

Während alle Unternehmen anfällig dafür sind, Opfer von Rechnungsbetrug zu werden, sind größere Unternehmen mit mehr Mitarbeitern anfälliger für Kommunikationsprobleme zwischen der Buchhaltungsabteilung und anderen Abteilungen, die Bestellungen aufgeben. Sie müssen auch mit einer großen Menge an Papierarbeit umgehen.

Betrüger haben ihr Spiel erhöht, um mehr Unternehmen ins Visier zu nehmen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie sie Ihr Unternehmen betrügen können. Hier sind die häufigsten Arten von Rechnungsbetrug…

Gefälschte Rechnung

Eine gefälschte Rechnung wird von einem Betrüger erstellt und Ihrer Organisation zur Zahlung gesendet, obwohl keine Produkte geliefert wurden. Der Betrüger nimmt subtile Änderungen vor, wie zum Beispiel die Verwendung eines Ihnen bekannten Anbieters, jedoch mit der falschen Zahlungsadresse oder Kontonummer.

Eine Bestandsprüfung oder eine Zwei-Wege-Abgleichung – das automatische Vergleichen von Bestellungen und zugehörigen Rechnungen – wird eine gefälschte Rechnung aufdecken.

Gefälschte E-Mail

Business Email Compromise – BEC – ist ein Social-Engineering-Angriff. Er tritt auf, wenn ein Betrüger Zugriff auf Ihr E-Mail-System erhält, E-Mail-Threads infiltriert und einen Lieferanten, Anbieter oder eine Person in Ihrer Organisation impersoniert. Ihren CEO beispielsweise.

Mit einem Rechnungs-E-Mail-Betrug hat der Betrüger Zugriff auf die genannten Zahlungsinformationen und kann die Zahlungsmethoden ändern.

BEC-E-Mails sind gezielt, im Gegensatz zu Phishing-E-Mails, und personalisiert. Sie verwenden oft ein Gefühl der Dringlichkeit, wie z.B. eine sofortige Zahlungsforderung, Geldüberweisung oder Bankdaten.

Überhöhte Rechnungen

Auch als Rechnungsaufblähung bezeichnet, wird eine legitime Rechnung mit erhöhten Preisen eingereicht. Die Erhöhung wird nicht erheblich sein, sodass sie unbemerkt bleibt. Aber der Betrüger wird Unternehmen mit dieser Art von gefälschter Rechnung überfluten.

Interner Betrug

Leider gibt es viele Unternehmen, die immer noch mit manuellen Prozessen in ihrer Buchhaltungsabteilung kämpfen.

Vorsicht! Sie laden Betrüger in Ihr Unternehmen ein und bieten ihnen einen Kaffee und einen Keks an. Einen Schokoladenkeks.

Leider muss ich sagen, internal fraud means you’ve got someone dodgy in your company. Probably in the AP team. Taking a legitimate vendor invoice, rather than paying into the vendor’s bank account, they redirect to a third-party’s account.

Mit Zugriff auf Ihre Kreditorenbuchhaltungssoftware, ändern sie vorübergehend die Bankverbindung des Lieferanten und korrigieren sie später, um eine Entdeckung zu vermeiden. Schließlich genehmigen und unterzeichnen sie die korrekte Rechnung und überweisen das Geld an den Lieferanten.

“31 % der Betrugsfälle werden von einem Mitarbeiter begangen, und 26 % resultieren aus der Zusammenarbeit zwischen internen und externen Akteuren.“ PWC’s Global Economic Crime and Fraud Survey 2022

Wie man gefälschte Rechnungen identifiziert

Da Unternehmen sich zunehmend der Zunahme von Rechnungsbetrug bewusst werden, ist der erste Schritt, zu wissen, worauf man achten sollte. Dies sind Warnsignale oder häufige Anzeichen für gefälschte Rechnungen…

Bestell- und Rechnungsnummern stimmen nicht überein

Wenn die Bestell- und Rechnungsnummern nicht übereinstimmen, ist es wahrscheinlich, dass Sie mit einer gefälschten Rechnung konfrontiert wurden. Weitere Unstimmigkeiten sind ein falscher fälliger Betrag sowie Waren oder Dienstleistungen, die nicht bestellt wurden.

Während die Bestätigung der Genauigkeit jeder Rechnung für Finanzteams Standard ist, können Fehler übersehen werden, wenn Sie einen manuellen Dateneingabeprozess befolgen oder wenn Sie eine minderwertige automatisierte Lösung zur Abstimmung verwenden.

Aus diesem Grund wechseln viele Unternehmen zu intelligenten Dokumentenverarbeitung Lösungen mit einer Drei-Wege-Abstimmung. Diese Funktion automatisiert die Überprüfung von Informationen auf Bestellungen, Quittungen und Rechnungen und erkennt Unregelmäßigkeiten in den Rechnungsdetails.

Rossum-Plattform: Datenabgleichinformationen auf einer Rechnung.

Inkonsistente Kontaktdaten des Kunden

Bei der Überprüfung der Gültigkeit einer Rechnung, wenn die Kontaktdaten des Anbieters nicht mit früherer Korrespondenz übereinstimmen, kontaktieren Sie den Anbieter – unter Verwendung der Informationen, die Sie in Ihren Akten haben – zur Bestätigung.

Zunahme der Rechnungsvolumina

Einige Unternehmen haben eine Einkaufsrichtlinie, die Ihre Teams daran hindert, willkürliche Käufe zu tätigen.

Das wirft die Frage auf – warum erhalten Sie mehr Rechnungen?

Überprüfen Sie die Anzahl der Einkäufe im Vergleich zur Anzahl der Rechnungen. Jede Rechnung, die keine übereinstimmende Bestellung (PO) hat, deutet darauf hin, dass Sie Opfer eines Drittanbieter- oder Duplikat-Zahlungsbetrugs geworden sind.

Doppelte Rechnungen

Leider gibt es einige unseriöse Anbieter, und die Rechnungsduplizierung tritt auf, wenn ein unehrlicher Anbieter dieselbe Rechnung mehrere Male einreicht.

Unternehmen, die komplizierte Projekte verwalten und mehrere Anbieter sowie Rechnungsanforderungen jonglieren, sind besonders anfällig für Betrugsfälle mit doppelten Rechnungen.

Wenn Sie jeden Monat eine Rechnung von einem Anbieter erhalten, ist es sicher anzunehmen, dass Ihr Finanzteam die Zahlung bestätigen kann oder auch nicht. Von 30 Rechnungen bombardiert zu werden, wird jedoch ein Problem darstellen.

Aber nicht alle doppelten Rechnungen können dem Betrug von Anbietern zugeschrieben werden. Wenn Sie mit der Zahlung einer Rechnung im Rückstand sind, kann ein Anbieter die Rechnung zu Recht erneut einreichen. Wenn Ihr AP-Team mit manuellen Aufgaben überlastet ist oder mit einer veralteten Automatisierungsplattform arbeitet, können diese Rechnungen am Ende zweimal bezahlt werden.

Oder, Sie könnten auf Buchhaltungsautomatisierung setzen.

Drohende Sprache

Enthält die Rechnung Formulierungen, die darauf abzielen, Sie in Panik zu versetzen?

Wenn Sie nicht innerhalb von 90 Tagen bezahlen…

Rechtliche Schritte werden eingeleitet, wenn Sie nicht…

Ignorieren Sie das kalte Schwitzen, das ausbricht. Die Rechnung wurde mit dem alleinigen Ziel verfasst, Sie unter Druck zu setzen, für Waren zu bezahlen, die Sie möglicherweise nicht einmal bestellt haben.

Handelt es sich um einen Lieferanten, mit dem Sie üblicherweise arbeiten? Ist diese Sprache normal?

Überprüfen. Überprüfen. Überprüfen.

So schützen Sie Ihr Unternehmen vor gefälschten Rechnungen

Inkonsistente Prozesse, ein überlastetes Finanzteam mit Papierarbeit, Kommunikationsengpässe zwischen den Teams und mangelnde Datenübersicht… Wenn Sie diese Probleme nicht angehen, werden Sie gefälschte Rechnungen, die Ihrem Unternehmen vorgelegt werden, nicht identifizieren können, und Ihre Betrugsmanagementstrategie wird scheitern.

Okay…

Wie schützt man sein Unternehmen? Automatisierte Kreditorenbuchhaltungs-Workflows.

Ich weiß. Ich weiß. Ich rede ständig über automatisierte Dokumentenverarbeitung. Das ist mein Job. Und es ist der beste Weg, um Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu schützen, indem die Genauigkeit, Effizienz und Sicherheit Ihres Rechnungsprüfungsprozesses erhöht wird.

Jetzt wäre es eine gute Zeit, sich die Beste Software für Dokumenten-Workflows und den Leitfaden anzusehen.

Lassen Sie uns die Möglichkeiten betrachten, wie die KI-Dokumentenverarbeitung Ihr Unternehmen vor gefälschten Rechnungen schützt…

Datenvalidierung

• Schnelle, genaue Datenerfassung von Rechnungen, die mit vorhandenen Datenbanken und vordefinierten Kriterien abgeglichen wird
• Inkonsistenzen oder Abweichungen in den Daten – nicht übereinstimmende Beträge, fragwürdige Lieferantendaten – werden zur Überprüfung gekennzeichnet.

Regelbasierte Validierung

• Eine Automatisierungsplattform, die mit vordefinierten regelbasierten Validierungsprüfungen konfiguriert ist, kann Anomalien oder Abweichungen von erwarteten Mustern identifizieren.
• Ein Alarm wird zur manuellen Überprüfung ausgelöst, wenn ungewöhnliche Rechnungsbeträge, Änderungen der Lieferantendaten, doppelte Rechnungen, geänderte Zahlungsmethoden oder Bankdaten gefunden werden.

Rechnungsabgleich

• Der Drei-Wege-Abgleich vergleicht die Rechnungsdetails mit dem Einkaufsauftrag und dem Wareneingangsbeleg (GRN), um Konsistenz sicherzustellen
• Abweichungen werden zur Untersuchung gekennzeichnet
• Überprüfen Sie unseren Leitfaden zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung für weitere Details.

ERP-Integration

• Die Integration mit Ihrem ERP-System gewährleistet die Validierung der Rechnungsdaten gegen Ihre vorhandenen Aufzeichnungen
• Identifizieren Sie Anomalien wie Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen, die Sie nicht bestellt oder erhalten haben

Automatisierung des Genehmigungsworkflows

• Rechnungen werden systematisch durch mehrere Kanäle zur Überprüfung geleitet, wodurch die Wahrscheinlichkeit unbefugter Zahlungen verringert wird
• Mehrere Genehmigungsebenen und die Trennung von Aufgaben werden implementiert, um eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen

Dokumentenverschlüsselung und Sicherheit

• Die Verarbeitung und Speicherung sensibler finanzieller Informationen erfolgt in einer sicheren Umgebung
• Verschlüsselung schützt vor unbefugtem Zugriff auf Rechnungsdaten

Prüfprotokolle

• Prüfprotokolle überwachen und analysieren die Rechnungsbearbeitung in Echtzeit und identifizieren potenzielle Betrugsversuche
• Warnmeldungen werden bei verdächtigen Aktivitäten gesendet, um eine schnelle Intervention zu ermöglichen

Transaktionale Dokumentenautomatisierung erhöht die Genauigkeit, Effizienz und Sicherheit Ihrer Rechnungsbearbeitungs-Workflows. Dadurch wird es für Betrüger schwieriger, Ihre Schwachstellen auszunutzen.

Für weitere Informationen werfen Sie einen Blick auf unsere 11 Tipps zur Automatisierung des End-to-End-Prozesses der Kreditorenbuchhaltung.

Wie man gefälschte Rechnungen identifiziert? Rossum AI

Eine intelligente Dokumentenverarbeitungslösung wie Rossum hilft Ihnen, gefälschte Rechnungen zu identifizieren. Von der Datenerfassung, Validierung, dem Drei-Wege-Abgleich bis hin zu doppelten Rechnungen und nicht übereinstimmenden Daten wird unsere IDP-Lösung Unstimmigkeiten sofort kennzeichnen.
So werden die Stresslevel Ihres AP-Teams reduziert und Ihr Unternehmen vor Betrug geschützt.

Möglicherweise möchten Sie sich auch unseren Artikel Fighting Back With Document Fraud Detection Software ansehen, um weitere Informationen zu erhalten.

Wenn Sie keine Zeit für eine einstündige Demo haben, probieren Sie unsere interaktive Demo aus. Überzeugen Sie sich davon, wie intuitiv unsere KI-gestützte Dokumentenverarbeitungsplattform ist und wie wir Ihre Geschäftsabläufe revolutionieren und effiziente Dokumenten-Workflows fördern können.

Wie man gefälschte Rechnungen identifiziert: FAQs

Wie kommt es zu Rechnungsbetrug?

Rechnungsbetrug geschieht, wenn ein Betrüger vorgibt, einer Ihrer Lieferanten zu sein. Er sendet eine Rechnung – eine gefälschte Rechnung – die eine Zahlung fordert und seine eigenen Bankdaten mitteilt.

Wie überprüfe ich, ob eine Rechnung gültig ist?

Ein rigoroser Überprüfungsprozess für Rechnungen wird Warnzeichen identifizieren, zu denen gehört, dass ein Lieferant bittet, seine Bankdaten oder Zahlungsmethoden zu ändern. E-Mail-Adressen, die nicht mit denen übereinstimmen, die Sie für den Lieferanten in Ihren Unterlagen haben. Tippfehler und grammatikalische Fehler. Oft gibt es ein Element der Dringlichkeit – zahlen Sie innerhalb von 90 Tagen, sonst – um die Menschen zu verängstigen, damit sie zahlen, ohne zu bestätigen, dass die Rechnung echt ist.

Wie überprüfe ich, ob eine Rechnung gültig ist?

Ihr AP-Team muss wissen, worauf es achten soll. Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung automatisiert Ihre AP-Prozesse und kann Adressen, Telefonnummern, Lieferanteninformationen und Zahlungsdetails abgleichen sowie ein Drei-Wege-Matching verwenden, um diese mit der relevanten Bestellung abzugleichen. Dieser digitale Prozess kann je nach Volumen der eingehenden Dokumente kostengünstig skaliert werden, im Gegensatz zu manuellen, dokumentenbasierten Risikomanagementprozessen, die langsam und kostspielig sind und bei denen gefälschte Rechnungen durchrutschen können.

Wie stoppe ich gefälschte Rechnungs-E-Mails?

Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders. Passt sie zur Domain der Unternehmenswebsite? Ist es eine Geschäftsadresse? Gibt es Rechtschreibfehler, absichtlich oder unbeabsichtigt? Überprüfen Sie die Rechnungsdetails. Passt die Rechnungsnummer zur Bestellnummer? Sind die Zahlungsdetails, die Kontonummer usw. korrekt? Ist das Logo konsistent? Führen Sie eine Rechnungsprüfung auf Warnzeichen durch, wie z. B. eine Bitte um sofortige Zahlung, Anhänge oder Links, die Malware oder Phishing-Versuche enthalten könnten.

Was sind die rechtlichen Konsequenzen gefälschter Rechnungen?

Ihr Unternehmen wird mit Klagen, Geldstrafen, Bußgeldern oder Prüfungen konfrontiert, wenn es für Vertragsbruch, Fahrlässigkeit, Steuerhinterziehung oder Betrug haftbar gemacht wird.

Wie wirkt sich falsche Rechnungsstellung auf mein Unternehmen aus?

Wenn Sie gezwungen werden, Rechnungen mehrmals zu bezahlen – selbst wenn es versehentlich geschieht – wird dies Ihren Cashflow belasten. Die täglichen Abläufe werden beeinträchtigt, während Wachstumschancen verringert werden. Die Gewinne werden reduziert, die Finanzberichte verzerrt, und es kann zu einer möglichen Erhöhung der Steuerverbindlichkeiten kommen. Späte Zahlungen können auch die Beziehungen zu Lieferanten und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.