Bereitstellung von E-Rechnungs-Lösungen mit einer integrierten AP-Plattform

Der Wechsel zur E-Rechnung ist für Unternehmen keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Angesichts eines sich ständig ändernden regulatorischen Umfelds sehen sich Finanzverantwortliche mit einer wachsenden Zahl von Anforderungen und Vorschriften konfrontiert. Ihre erste Herausforderung besteht darin, die richtige E-Rechnungslösung auszuwählen.

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Das versteht sich von selbst.

Regierungen weltweit – z. B. in Deutschland, Brasilien und Indonesien – verpflichten Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung, um die Steuerkonformität zu verbessern, Betrug zu reduzieren und die Abläufe zu optimieren. Unternehmen müssen E-Rechnungen senden, um Geschäfte zu tätigen und bezahlt zu werden. Doch die Einhaltung der Vorschriften gestaltet sich komplex, da es zahlreiche Regeln, Formate und Plattformen gibt. Zudem sind die Fristen streng.

Es gab bereits Versuche, den Prozess zu standardisieren und den Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen zu vereinfachen. Im Jahr 2008 wurde PEPPOL eingeführt – das Pan-European Public Procurement Online-Modell, das darauf abzielt, die elektronische Beschaffung über Grenzen hinweg zu vereinfachen.

Mit den unterschiedlichen E-Rechnungsregeln und -vorschriften in jedem Land stehen Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, vor einer entscheidenden Entscheidung: Einzelne lokale Anbieter oder eine integrierte Plattform?

“Wo alles begann”: die Wurzeln der E-Rechnung

Die Anfänge der E-Rechnung reichen bis in die 1960er Jahre zurück, als der Austausch elektronischer Daten (EDI) aufkam. Wenn wir bis zum Ende der 2000er Jahre voranschreiten, begannen Organisationen und Regierungen, das Potenzial der E-Rechnung zur Reduzierung von Betrug und zur Verbesserung der Steuerkonformität zu erkennen. Im Jahr 2001 führte Chile die E-Rechnung auf freiwilliger Basis ein, und diese Initiative breitete sich in den folgenden Jahren rasch in ganz Lateinamerika aus.

Mehrere europäische Steuerbehörden planen nun, verpflichtende Regelungen für die E-Rechnung einzuführen. Italien war das erste Land, das 2014 diese neuen Vorschriften umsetzte, gefolgt von Frankreich, Polen, Rumänien und Spanien, die planen, innerhalb der nächsten drei Jahre die E-Rechnung einzuführen. Deutschland plant, dies ab dem 1. Januar 2025 umzusetzen.

Ich weiß, dass es verlockend ist, auf einen Aufschub zu hoffen oder eine Entscheidung hinauszuzögern. Aber, ob es Ihnen gefällt oder nicht, diese Entwicklung ist unvermeidlich. Es ist an der Zeit, Ihre E-Rechnungslösung auszuwählen.

Der E-Rechnungsschmelztiegel

Um die richtigen E-Rechnungslösungen auszuwählen, ist es wichtig, tiefer in die Herausforderungen der E-Rechnung einzutauchen. Wir haben bereits den Zweck und die Verpflichtung der Unternehmen zur Einhaltung festgelegt. Aber was kommt noch hinzu?

Bei Rossum haben Gespräche mit Kunden und Interessenten einige wichtige Rückmeldungen ergeben:

• Wir wünschen uns einen einheitlichen AP-Workflow in Rossum
• Wir müssen bereit sein, E-Rechnungen gemäß den kommenden deutschen E-Rechnungsvorschriften zu empfangen
• Wir benötigen eine flexible Lösung, die ein hohes Aufkommen von PDF- und E-Rechnungen bewältigen kann
• Wir brauchen einen Partner für einen einheitlichen AP-Workflow in unserem globalen Geschäft

Unternehmen suchen nach einer zukunftssicheren und konformen Lösung, die alle globalen Anforderungen gemäß den länderspezifischen Vorschriften erfüllt.
Sie möchten vermeiden, ihr bestehendes Technologie-Stack durch eine nahtlose Integration zu stören, wobei Datenqualität und Dokumentensicherheit von entscheidender Bedeutung sind.

Option 1 | Erwerb mehrerer länderspezifischer E-Rechnungslösungen

Da jedes Land eigene Vorschriften hat, sorgt die Investition in länderspezifische E-Rechnungslösungen dafür, dass Sie mit maßgeschneiderten Funktionen arbeiten, die auf die Bedürfnisse des lokalen Marktes zugeschnitten sind…

Vorteile länderspezifischer E-Rechnungslösungen

• Regulatorische Konformität – Einhaltung spezifischer lokaler Vorschriften, lokaler Steuergesetze, Rechnungsformate und Einreichungsverfahren, wodurch das Risiko von Geldstrafen oder rechtlichen Problemen verringert wird.
• Anpassbare Funktionen – jedes Land hat einzigartige Geschäftspraktiken, Währungen, Zahlungsmethoden, Sprachen und Steuersysteme. Länderspezifische E-Rechnungslösungen können diese Unterschiede berücksichtigen.
• Lokale Unterstützung – spezialisierter Kundensupport hilft, sich in komplexen Vorschriften zurechtzufinden.

Aber es gibt mehrere bedeutende Herausforderungen, die nicht ignoriert werden können, und diese können die Effizienz, Kostenstruktur und operative Strategie Ihres Unternehmens beeinträchtigen.

Nachteile länderspezifischer E-Rechnungslösungen

• Erhöhte Komplexität – Die Verwaltung mehrerer Lösungen in verschiedenen Ländern ist ein Albtraum, da jedes System seine eigenen Regeln, Arbeitsabläufe und Schnittstellen hat, die spezielles Wissen erfordern.
• Schulungsbedarf – Ihr Team muss in verschiedenen Systemen geschult werden, was zeitaufwändig ist und zu Fehlern, Compliance-Problemen und Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung führen kann.
• Höhere Kosten – Die Implementierung, Konfiguration, Wartung und Unterstützung unterschiedlicher Systeme für jedes Land wird die Kosten in die Höhe treiben. Zudem benötigen Sie mehrere Verträge, Verlängerungen und Softwarelizenzen.
• Integrationsherausforderungen – Inkompatibilitäten zwischen Ihrem bestehenden Finanztechnologiestack und mehreren Systemen können zu Datenverlust, Verarbeitungsfehlern, Datensilos und Verzögerungen bei der Finanzberichterstattung führen.
• Inkonsequente Benutzererfahrung – Mehrere Benutzeroberflächen können zu Fehlern oder Ineffizienzen bei der Rechnungsbearbeitung führen. Auch die Standardisierung von Prozessen könnte leiden, da jedes System ein anderes Protokoll für Arbeitsabläufe und Genehmigungen verfolgt.
• Skalierbarkeitsbeschränkungen – Wenn Ihr Unternehmen in neue Märkte expandiert, kann die Notwendigkeit, mehr lokale Anbieter hinzuzufügen, Ihre Expansionspläne verlangsamen. Die Zuweisung von IT- und Finanzressourcen zur Verwaltung mehrerer Systeme lenkt die Aufmerksamkeit von anderen wichtigen Geschäftsbereichen ab.
• Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Compliance – Unterschiedliche E-Rechnungslösungen können unterschiedliche Sicherheitsmaßnahmen haben, was Schwachstellen schaffen und zu einem möglichen Missverhältnis zwischen deren Sicherheitsstandards und den Ihres Unternehmens führen kann.

Option 2 | Erwerb einer einheitlichen AP-E-Rechnungslösung

Eine einheitliche AP-Lösung kann die E-Rechnungsstellung in mehreren Ländern verwalten. Sie stellt sicher, dass Sie alle Rechnungstypen verarbeiten können, von PDFs bis hin zu E-Rechnungen. Ein Partner. Ein Prozess. Ein Genehmigungsweg. Ein Satz von Geschäftsregeln. Kein Jonglieren mit mehreren Werkzeugen. Reduzierte IT-Kosten.

Vorteile einer einheitlichen AP-E-Rechnungslösung

• Vereinfachte Abläufe – Reduzieren Sie die administrativen Aufgaben Ihres Finanzteams und die Einbindung Ihres IT-Teams. Ein standardisierter Prozess sorgt für Konsistenz bei der Erstellung, Einreichung und Nachverfolgung von Rechnungen, was Fehler verringert und die Effizienz erhöht.
• Kostenersparnis – Ein System, ein Partner bedeutet reduzierte Implementierungskosten sowie laufende Kosten wie Updates, Wartung, Schulung und Support.
• Skalierbarkeit – Eine einheitliche Lösung passt sich an, wenn Ihr Unternehmen in neue Märkte expandiert, neue Länder oder Regionen hinzufügt und neue Vorschriften berücksichtigt. Sie ist darauf ausgelegt, globale Operationen zu verwalten, einschließlich unterschiedlicher Währungen, Sprachen und Steuersysteme.
• Datenmanagement – Alle Ihre Rechnungsdaten werden in einem einzigen Repository gespeichert – eine einzige Quelle der Wahrheit – was das Management, die Analyse und die Berichterstattung über finanzielle Daten erleichtert. Dies reduziert Datenabweichungen und Fehler. Audits und Compliance-Berichterstattung werden vereinfacht, und Berichte können automatisiert werden. Dies führt zu genauen Prognosen, Budgetierungen und finanziellen Analysen.
• Konsistenz & Compliance – Ihr Unternehmen wird globale und lokale Vorschriften einhalten, wodurch das Risiko von Nichteinhaltung und damit verbundenen Strafen verringert wird. Das System wird automatisch mit Änderungen oder neuen Vorschriften aktualisiert.
• Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen – Integrieren Sie sich nahtlos mit Ihrem ERP-System. Alle finanziellen Daten fließen reibungslos zwischen den Systemen. Der IT-Aufwand wird durch weniger Systeme, die gewartet werden müssen, reduziert. Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen können in allen Regionen angewendet werden, was die Genehmigung von Rechnungen, die Zahlungsabwicklung und Compliance-Prüfungen optimiert.
• Erhöhte Sicherheit & Datenschutz – Sicherheitsprotokolle sind zentralisiert, was die Durchsetzung konsistenter Sicherheitsrichtlinien in allen Ländern erleichtert. Dies verringert das Risiko von Datenverletzungen, während sensible Finanzdaten geschützt sind.

Nachteile einer einheitlichen AP-E-Rechnungslösung:

• Regulatorische Lücken – könnte spezifische lokale Vorschriften nicht vollständig einhalten, was zu potenziellen Compliance-Risiken führen kann.
• Anpassungsgrenzen – eine Einheitslösung könnte die Funktionen oder Anpassungen, die von einzelnen Märkten benötigt werden, nicht bieten.
• Globale Support-Herausforderungen – der Support für ein einheitliches System könnte allgemeiner gehalten sein, was zu langsameren Lösungszeiten bei länderspezifischen Problemen führen könnte.

Einheitliche E-Rechnungslösungen sind ein No-Brainer

Unternehmen, die auf mehrere Dienstanbieter angewiesen sind, um die E-Rechnungs-Compliance über Grenzen hinweg sicherzustellen, werden Schwierigkeiten haben, die strengen lokalen Vorgaben zu erfüllen, während sie mehrere Partner jonglieren. Mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, muss der beste Weg sein.

5 Gründe, sich für eine einheitliche E-Rechnungslösung zu entscheiden…

Vollständige Sichtbarkeit aller Dokumente

Eine internationale Organisation, die weltweit Geschäfte tätigt, benötigt eine E-Rechnungslösung, die vollständige Sichtbarkeit aller Rechnungen bietet, unabhängig davon, aus welchem Land sie stammen. Eine einheitliche Lösung, auf die das gesamte Team zugreifen kann, optimiert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Bereich Kreditorenbuchhaltung.

Verbesserte Einhaltung der länderspezifischen E-Rechnungsvorschriften

Unternehmen müssen die E-Rechnungsvorschriften jedes Landes einhalten, mit dem sie Geschäfte tätigen. Andernfalls drohen ihnen Strafen. Eine einheitliche Lösung wird entwickelt, um sich an zukünftige E-Rechnungsvorschriften anzupassen, sodass Unternehmen schnell auf neue Vorschriften reagieren können.

Rossums globale E-Rechnungslösung

Das Rossum-Team verfügt über technologische Expertise und Kenntnisse des lokalen Marktes. Das bedeutet, dass unser E-Rechnung-Plugin für andere EU-Länder angepasst werden kann, um globalen E-Rechnungsanforderungen gerecht zu werden. Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, Rechnungen in elektronischer Form, e-invoicing, zu empfangen, daher werden wir mit unserer E-Rechnung beginnen.

Unsere intelligente Dokumentenverarbeitungslösung kann bereits Hunderte von Millionen von PDF-Layouts lesen. Jetzt haben wir die Fähigkeit hinzugefügt, strukturierte Formate zu lesen, dank neuer Technologien, die wir entwickelt haben.

Unser E-Rechnung-Plugin kann strukturierte Dateien empfangen, verstehen und verarbeiten. Es kann automatisch E-Rechnungen in einem für die Prüfung und Auditierung lesbaren Format anzeigen, bevor sie in Ihr nachgelagertes System überführt werden.

Unser Fokus auf transaktionale Dokumente macht unsere Plattform einzigartig. Fokussiert. Wir haben Konnektoren zu SAP, NetSuite, Coupa usw. und werden ein zertifizierter PEPPOL-Zugangspunkt sein.

Eine einheitliche E-Rechnungslösung, die Ihnen hilft, Geschäftsregeln und -logik in allen Kreditorenbuchhaltungs-Workflows unabhängig vom Dateityp einfach aufrechtzuerhalten. Maximierung der Effizienz der AP-Automatisierung.