Wie man Workflow-Prozessmapping durchführt

Ein Unternehmen mit perfekt optimierten Geschäftsprozessen ist so selten wie ein Hennezahn. Es gibt immer Ineffizienzen. Immer. Die Evaluierung dieser Prozesse ist entscheidend, wenn Sie eine leistungsstarke Organisation wünschen. Aber wie findet man die Engpässe? Workflow-Prozessabbildung…

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Warum Automatisierung die günstigste Option ist und die Kosten des Nichtstuns.Ihr Unternehmen wird irrelevant. Ihre Wettbewerber lassen Sie stehen. Sie sind erledigt.

Eine Prozesskarte hilft Ihnen, Ihren gesamten End-to-End-Workflow zu optimieren. Ob Start-up oder etabliertes Unternehmen, die Prozessabbildung verbessert Ihre Organisation. Sei es zur Schulung neuer Mitarbeiter, zur Bestätigung der Einhaltung von Vorschriften oder um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden – Automatisierung zum Beispiel – die Abbildung Ihrer Workflows erhöht die Effizienz und reduziert das Risiko.

Was ist Workflow-Prozessabbildung?

Hatten Sie schon einmal eine geniale Idee, aber keinen blassen Schimmer, wie Sie den Ball ins Rollen bringen?

Sie benötigen einen Plan. Die Prozessabbildung hilft Ihnen, den Plan zu organisieren. Eine visuelle Darstellung des Workflows hebt Schmerzpunkte und Bereiche hervor, die verbessert werden müssen.

Die Prozessabbildung hilft auch bei Team-Brainstormings, Entscheidungen, Projektplanung und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Der gesamte Prozess wird in einer Karte, einem Flussdiagramm, einem Workflow-Diagramm usw. dargestellt…

Jeder Schritt – Ziele, Ressourcen, Stakeholder usw. – ist eine Aufschlüsselung eines komplexen Prozesses, der zeigt, wie ein Prozess in einer prägnanten visuellen Form funktioniert.

Wofür wird Workflow-Prozessabbildung verwendet?

Bilden Sie Ihre Workflows ab, und Ihr Team hat das Gesamtbild aller Aktivitäten Ihres Unternehmens. Ihr Verständnis potenzieller Workflow-Blockaden hilft ihnen, ihre Ziele effizienter zu erreichen.

Diese End-to-End-Ansicht zeigt, wer für jeden Schritt verantwortlich ist, welche Ressourcen benötigt werden, um einen Schritt abzuschließen, und das Endziel. Workflow-Abbildung repräsentiert die Realität. Auch wenn Sie denken, Sie kennen Ihre Prozesse in- und auswendig – einige Ihrer Teammitglieder sind beteiligt, und es gibt vier bis fünf Schritte – könnte die Abbildung Ihres Workflows zeigen, dass es 30 Schritte und 10 beteiligte Personen gibt.

Die Visualisierung der Schritte in Ihren Workflows hilft Ihnen, den Prozess als Ganzes, Schritt für Schritt, zu sehen. Das erleichtert es, Engpässe zu finden, die verbessert oder entfernt werden können.

Unternehmen, die ihre Dienstleistungen verbessern möchten – sei es, um die Markteinführungszeit zu verkürzen, Fehler zu beseitigen oder die Einarbeitung zu verbessern – bilden ihre Workflows ab, um Daten zu finden, die ihre Absichten unterstützen.Die Abbildung wird auch von Unternehmen verwendet, die eine Prüfung oder einen Verkauf durchführen möchten.

Wenn Sie beispielsweise darüber nachdenken, Ihre Prozesse zu automatisieren und Ihren Chef überzeugen müssen, könnte die Abbildung Ihres Workflows zeigen, wie langsam ein Prozess ist oder wie viele Fehler aufgrund menschlicher Fehler auftreten. Das ist verlorene Zeit und Geld, das in den Sand gesetzt wird.

Die Workflow-Abbildung ist nicht darauf beschränkt, nach dem Start eines Prozesses zu erfolgen. Sie hilft auch, den effizientesten Ansatz zu finden. Erstellen Sie ein Dokument zur Unterstützung Ihrer Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Anweisungen, um Ihr Team zu leiten, wie eine Aufgabe genau auszuführen ist, beispielsweise eine, die den regulatorischen Standards entsprechen muss. Workflow-Karten unterstützen auch den Qualitätsstandard ISO 9000.

Bilden Sie Ihre Workflows ab, um…

• Ineffizienzen zu finden 
• Eine 360°-Sicht zu haben
• Verantwortlichkeiten zu delegieren
• Transparent zu kommunizieren
• Entscheidungsfindung zu beschleunigen
• Risikomanagement zu ermöglichen
• Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen
• Leistung zu steigern
• Compliance zu gewährleisten

Was ist Six Sigma?

Die Six Sigma-Methodik ist ein statistisches Maß, das zeigt, wie weit ein Prozess von der Perfektion entfernt ist. In den 80er Jahren von Motorola entwickelt, ist es eine Methodik, die von vielen Branchen weltweit verwendet wird, um Prozesse durch Reduzierung von Fehlern und Erhöhung der Effizienz zu verbessern. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit, höheren Gewinnen und niedrigeren Kosten.

Der Six Sigma-Prozess DMAIC hat fünf Phasen…

• Definieren
• Messen
• Analysieren
• Verbessern
• Kontrollieren

Arten von Workflow-Prozesskarten 

Es gibt mehrere verschiedene Workflow-Karten, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens…

SIPOC-Diagramm

Ein SIPOC-Diagramm – Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ausgaben, Kunden – identifiziert die wichtigsten Akteure und Elemente in einem Prozess. Der erste Schritt zur Erstellung einer detaillierten Prozesskarte.

High-Level-Übersicht

Eine Übersicht auf hohem Niveau eines Prozesses, der in wenigen Schritten dargestellt wird. Diese Art von Prozess- oder Workflow-Karte ist ideal, wenn Sie dem Chef präsentieren, der nicht alle kleinen Details sehen muss.

Beziehungsdiagramm

Ähnlich wie eine High-Level-Karte identifiziert das Beziehungsdiagramm die Prozessbeteiligten.

Detaillierte Karte

Der Hinweis steckt im Namen…

Diese Karte enthält alle Details aller Schritte, einschließlich Unterprozesse. Es braucht Zeit und Personen, um eine gute detaillierte Prozesskarte zu erstellen. Sie zeigt Entscheidungspunkte und Eingaben/Ausgaben jedes Schrittes. Diese umfassende Karte ist die beste zur Hervorhebung von Ineffizienzen.

Swimlane-Diagramm

Die Swimlane-Karte befasst sich mit den Menschen und ihren Rollen in einem Prozess.

Ein Swimlane-Diagramm unterteilt einen Prozess in Bahnen für jede Verantwortung, wobei jeder Person eine Rolle im Prozess zugewiesen wird und die Interaktion zwischen ihnen aufgezeigt wird.

Für große Prozesse, sei es unternehmensweit oder pro Team, ist eine Swimlane-Karte am besten geeignet, um Teams über ihre Rollen in einem Prozess zu schulen. Sie fördert die Verantwortlichkeit und findet Ineffizienzen.

Wertstromkarte

Eine Wertstromkarte wird im Lean-Management eingesetzt – Prozesse durch Reduzierung der Zeit, die mit nicht wertschöpfenden Aufgaben verbracht wird, zu optimieren – um den Fortschritt eines Prozesses zu zeigen. Zum Beispiel die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung an Kunden.

Obwohl eine Wertstromkarte komplizierter ist als andere Prozesskarten, gewährleisten die bereitgestellten Details – Abfall, Ineffizienzen, Verbesserungschancen – dass beim Liefern eines Produkts die Qualitätsstandards eingehalten werden.

Bilden Sie Ihre Workflows ab – Best Practices

Während Sie Ihre Workflow-Karten an Ihre Anforderungen anpassen können, gibt es einige Best Practices, die ich teilen möchte, um sicherzustellen, dass Sie das Beste daraus herausholen…

Planung der Workflow-Karte

• Legen Sie den Anfang und das Ende des Prozesses fest 
• Determine the objectives of the processBestimmen Sie die Ziele des Prozesses.

Erstellung Ihrer Workflow-Karte

• Beginnen Sie am Ende und enden Sie am Anfang.
• Fügen Sie Details zu jedem Schritt hinzu.
• Verwenden Sie Symbole zur Prozessabbildung für universelles Verständnis.

Überprüfung Ihrer Workflow-Karte

• Sammeln Sie Feedback von allen Beteiligten im Prozess.
• Bilden Sie Ihren aktuellen Workflow ehrlich ab, nicht durch eine rosarote Brille.

Tipps zur Workflow-Prozessabbildung

Obwohl es Workflow-Management-Software auf dem Markt gibt, sind ein Paket Post-it-Notizen und eine Wand mehr als genug, um loszulegen. Hier sind einige Tipps, wie man eine Prozesskarte von Grund auf erstellt…

Identifizieren Sie ein Problem oder einen Prozess, den Sie abbilden möchten

Lassen Sie sich nicht davon überwältigen, jeden einzelnen Prozess in Ihrem Unternehmen abzubilden. Konzentrieren Sie sich auf Bereiche Ihres Unternehmens, die unterdurchschnittlich abschneiden, Ziele nicht erreichen, Zahlungsfristen versäumen oder verspätete Liefergebühren zahlen müssen.

Bestimmen Sie Ihre Ziele. Das Ziel ist es,…

• Verantwortliche Personen für jeden Prozess zu identifizieren
• Verstehen, welche Ereignisse bei jedem Schritt im Prozess auftreten
• Jeden Schritt klar darstellen
• Engpässe oder Stolpersteine erkennen
• Verbesserungsbereiche identifizieren

Ich empfehle, sich mit Ihrem Team und anderen Beteiligten, die eine Rolle im Prozess spielen, auszutauschen, um alle Schritte genau abzudecken und das erforderliche Detaillierungsniveau festzulegen.

Aktivitäten auflisten, jetzt ist es an der Zeit, sie in die richtige Reihenfolge zu bringen, bis der gesamte Prozess von Anfang bis Ende dargestellt ist.

Visualisieren, aber einfach halten

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie zu Beginn eine Wand voller Post-it-Notizen oder ein unordentliches Miro-Board haben. Sie werden Schritte hinzufügen/entfernen, die Reihenfolge ändern, die Farben austauschen und für mehrere Kaffeepausen stoppen.

Wählen Sie Farben für verschiedene Schritte, Schmerzpunkte, Rollen usw. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Verbindungen hinzuzufügen, bis Sie 100% sicher sind, dass Sie Ihren Prozess genau abgebildet haben.

Sobald Sie zufrieden sind, können Sie eine digitale Version Ihrer Karte in PowerPoint, Excel usw. Erstellen.

Verwenden Sie Swimlanes, um Rollen darzustellen

Ein Swimlane-Diagramm hilft Ihnen, einen komplexen Prozess und den Arbeitsablauf zu verstehen. Es schafft eine klare visuelle Darstellung, wie die verschiedenen Teams, Einzelpersonen und Rollen zusammenarbeiten, um das Ziel zu erreichen.

Das Auflisten der Verantwortlichkeiten kann es erleichtern, Probleme in Ihrem Prozess zu finden, sei es ein Problem in einem Schritt, Team oder einer Person.

Ist es der gesamte Prozess, der versagt? Oder ist es eine Person in der falschen Rolle?

Feedback sammeln

Sie können nicht alleine eine genaue Prozesskarte erstellen. Sie müssen alle Beteiligten einbeziehen. Ihr Team, andere in den Arbeitsablauf eingebundene Teams, sogar Ihren Chef.

Es könnte sein, dass Sie die falschen Werkzeuge verwenden. Es könnte sein, dass Sie überhaupt keine Werkzeuge verwenden und den gesamten Prozess automatisieren sollten.

Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe für mehr Effizienz

Workflows abgebildet, es ist Zeit, sie zu optimieren. Zuerst, welche können automatisiert werden? Wenn ein Workflow mehrere E-Mails an Lieferanten oder andere Teams umfasst, automatisieren Sie ihn. Ein umständlicher Genehmigungsprozess? Automatisieren Sie ihn.

Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt, um die beste Dokumenten-Workflow-Software und den Leitfaden dazu zu überprüfen.

Automatisierte Workflows sind branchenübergreifend möglich. Als Beispiel werfen wir einen Blick auf den manuellen Kreditorenprozess…

Manueller Kreditorenworkflow

Vom ursprünglichen Rechnungsdokument bis zur Zahlung kann jeder Schritt des manuellen Kreditorenworkflows automatisiert werden…

• Rechnungserfassung
  Daten von der Rechnung werden erfasst – Name des Lieferanten, Rechnungsnummer, gekaufte Waren, Kosten pro Artikel, fälliger Betrag, Zahlungsbedingungen.
• Verifizierung
  Erfassten Daten werden ins ERP-System eingegeben und mit der Bestellung abgeglichen. Ein 3-Wege-Abgleich ist notwendig, wenn Lieferbelege enthalten sind.
• Genehmigungen
  Rechnung durchläuft den Genehmigungsprozess, wobei jede Person ihre Zustimmung gibt, bevor die Zahlung vorgenommen werden kann. Bei einer Unstimmigkeit in der Rechnung – wenn die gelieferte Menge nicht mit der bestellten Menge übereinstimmt – muss die Kreditorenbuchhaltung zurück zum Lieferanten oder der Empfangsabteilung gehen.
• Zahlung
  Zahlung wird vom AP-Team (Kreditorenbuchhaltung) vorgenommen.
• Zahlung verbuchen
  Zahlung wird im Buchhaltungssystem erfasst.
• Berichterstattung
  Berichte werden erstellt, um die Budgetplanung zu unterstützen, wobei Rechnungen, die während eines bestimmten Zeitraums bezahlt wurden, gekaufte Artikel, Lieferanten usw. abgedeckt werden.

Jeder Schritt im AP-Prozess involviert mehrere Personen. Wenn an einer Stelle Fehler auftreten, muss der Schritt erneut durchgeführt werden. Die Wahrscheinlichkeit von manuellen Data-Entry–Fehlern ist hoch. Es ist ein langsamer und mühsamer Prozess.

Einhaltung von Zahlungsterminen ist entscheidend, wenn Sie Ihre Lieferanten zufriedenstellen und Strafgebühren für verspätete Zahlungen vermeiden möchten.

Der Accounts Payable-Prozess kann automatisiert und optimiert werden, um Genauigkeit, Konsistenz und Effizienz in jedem Schritt des Prozesses zu gewährleisten. Ein Mangel an Automatisierung macht es unmöglich, einen reibungslosen AP-Workflow zu schaffen.

Automatisierung des AP-Workflows

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse – Rechnungsdaten-Erfassung, 3-Wege-Abgleich, Genehmigungen – spart Zeit und Geld. Die Abläufe werden zentralisiert, und jeder hat fortlaufend Zugang zu Dokumenten. Die Vorteile umfassen…

• Reduzierte Bearbeitungszeit und Fehlerquote
• Gestärkte Lieferantenbeziehungen
• Verbesserte Betrugsbekämpfung
• Integration mit anderen Geschäftssystemen wie CRM und ERP
• Automatische Benachrichtigungen bei Unstimmigkeiten und fälligen Zahlungen
• Automatisierte Berichte und Analysen zur Unterstützung bei strategischen Entscheidungen, Audits und Besteuerung

Warum Sie Ihre Workflows automatisieren sollten

Obwohl die umfassende Abbildung Ihrer Workflows ein mühsamer Prozess sein kann, wird es Ihnen auf lange Sicht Zeit, Geld und Stress ersparen.

Zunächst sollten Sie sich auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen konzentrieren, die nachweislich Probleme aufweisen. Engpässe oder Anzeichen von Ineffizienz.

Entscheiden Sie, welche Prozesse abgebildet werden sollen und welche Methode dafür am besten geeignet ist. Post-it-Notizen an der Wand sind eine völlig akzeptable Möglichkeit, um zu beginnen. Finden Sie Bereiche, die verbessert werden können, ändern Sie Rollen usw. Gibt es Engpässe, die durch den Einsatz des falschen Werkzeugs verursacht werden? Menschliche Engpässe?

Wenn Prozesse automatisiert und die Abläufe standardisiert werden, werden Ihre Teams von manuellen Aufgaben befreit. So haben die Teams mehr Zeit, sich auf strategische Initiativen für das wettbewerbsfähige Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren.

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Obwohl es sich auf die Automatisierung von Accounts Payable-Prozessen konzentriert, ist es branchenübergreifend relevant. Es geht tief auf die wahren Kosten des Nicht-Handelns ein. Auf das Durchhalten mit manueller Dokumentenverarbeitung. Es hebt die Vorteile der Automatisierung hervor, welche Fragen Sie einem IDP-Anbieter in Ihrer RFP stellen sollten und die Auswirkungen des Nicht-Handelns.