Intelligente Dokumentenverarbeitung | Eigenentwicklung vs. Kauf

Die Erwartung, dass KI die Branche disruptieren wird, hat eine Einstellungswelle ausgelöst. Macht Sinn. Man braucht Menschen, die verstehen und mit der sich entwickelnden Technologie arbeiten können.

Aber die vorhergesagte Disruption erfolgt nicht so schnell wie prognostiziert. Das bedeutet, dass Unternehmen gezwungen sind, Mitarbeiter zu entlassen oder Projekte zu finden, um Gehälter zu rechtfertigen.

Projektidee… Lass uns unsere eigene Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung entwickeln und unserem Unternehmen Geld sparen. Wie schwer kann das sein?

Das könnten Sie brauchen!

Je nach Ihrer Entscheidung könnte unsere RFP-Vorlage nützlich sein.

“Warum sollten wir Ihr Produkt kaufen, wenn wir ein Team von Entwicklern haben, das eines für uns erstellen könnte?“

Das ist eine faire Frage.

Kurze Antwort: Es ist mehr als nur eine Tabelle, einige Dokumente und ein Datenerfassungstool. Eine IDP-Lösung verwaltet den gesamten Lebenszyklus der Dokumentenverarbeitung, von Anfang bis Ende. Von der Dokumentenerfassung über Workflows und Kommunikation bis hin zu Erweiterungen und Integrationen. Berichterstattung und Einblicke.

Fragen zum Thema Build vs Buy, die Sie sich stellen sollten

Sehen Sie sich Ihre Optionen, die Vor- und Nachteile an, und entscheiden Sie dann, welche den besten ROI, die beste Leistung und die schnellste Wertschöpfung bietet.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen…

• Ist der Aufbau einer IDP-Lösung eine strategische Priorität für unser Unternehmen?
• Können wir kosteneffektiv unsere eigene Lösung entwickeln?
• Haben wir die internen Ressourcen zur Verfügung?
• Haben wir das technische Know-how im Haus, das wir benötigen, um zu bauen?
• Können wir innerhalb von drei Monaten bauen und bereitstellen?
• Sind wir in der Lage, die langfristige Lösung zu warten?
• Kann unsere Lösung an zukünftige Bedürfnisse und technologische Fortschritte angepasst werden?

Ja. Es ist ein No-Brainer. Bauen Sie Ihre eigene IDP-Lösung.

Nein, aber Sie sind versucht, es zu versuchen. Hier sind die Funktionen, die Sie entwickeln müssen…

IDP-Plattformfunktionen für die End-to-End-Dokumentenautomatisierung

Funktionalitäten, die Sie entwickeln, warten und verbessern müssen…

• Dokumentenerfassung und -fluss – Sie müssen eine Infrastruktur aufbauen, die Dokumente aus mehreren Kanälen erfassen kann – E-Mail, Scanner, EDI/E-Rechnung, SFTP, APIs usw. – mit Filtern und Vorverarbeitung.
• Überprüfung – erstellen Sie eine Benutzeroberfläche zur Verifizierung und Korrektur der Datenerfassung mit Funktionen zur Verwaltung komplexer Aufgaben wie dem Extrahieren komplexer Positionen aus Dokumenten mit mehr als 30 Seiten. Und Zugriffskontrolle für verschiedene Benutzer.
• Kontinuierliches Lernen – entwickeln Sie einen robusten Prozess zur Datensammlung, Schulung und zum Vergleich von Daten, um eine kontinuierliche Genauigkeit sicherzustellen.
• Strukturierte Formate – entwickeln Sie separate Prozesse zur Verarbeitung computerlesbarer Dateiformate – JSON, XML, UBL usw. – neben traditionellen Dokumenten.
• Geschäftslogik – die Infrastruktur, die Sie aufbauen, muss in der Lage sein, Geschäftsregeln und -logik auf jedes verarbeitete Dokument anzuwenden, um sicherzustellen, dass nur gültige Transaktionen in Ihrem downstream System landen.
• Datenabgleich – Sie müssen Funktionen entwickeln, um die Kreuzvalidierung mit Ihren Stammdaten zu automatisieren, z. B. mit Lieferantenlisten, Entitätenlisten.
• Kommunikation mit Absendern – implementieren Sie automatisierte Kommunikationsfunktionen, um die Korrespondenz mit Lieferanten zu verwalten. Automatisierte Dokumentstatusbenachrichtigungen und ein KI-Co-Pilot, um maßgeschneiderte E-Mails zu erstellen.
• Integration – stellen Sie nahtlose bidirektionale und Echtzeit-Integrationen mit Ihren downstream-Systemen her. Zum Beispiel, um die Stammdaten abzurufen und die Transaktionen im downstream-System wie SAP, Coupa, NetSuite usw. zu buchen.
  Archivierung – Sie müssen für ein durchsuchbares Archiv für verarbeitete Dokumente bezahlen und dieses verwalten.
• SeSicherheit – jeder Schritt des Transaktionsprozesses erfordert ein hohes Maß an Sicherheit, aufgrund der Natur der Daten.

Ihre eigene IDP-Lösung erstellen

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um den Aufbau Ihrer eigenen IDP-Lösung in Betracht zu ziehen. Der Markt ist überschwemmt mit öffentlich verfügbaren großen Sprachmodellen und unterstützenden APIs.

Der Aufbau Ihrer eigenen intelligenten Dokumentenverarbeitung bedeutet, dass jede Komponente von Grund auf neu erstellt oder an Drittanbieter ausgelagert werden muss. Es wird teuer, benötigt ein großes Team und viel Zeit. Um zu bauen, zu warten und zu verbessern.

Wenn Sie ein großes Unternehmen mit Hunderten von Entwicklern sind, die ihre Aufmerksamkeit von aktuellen Aufgaben ablenken und Zeit für den Aufbau Ihrer IDP-Lösung aufbringen können, ausgezeichnet. Aber ich wage zu behaupten, dass das selten vorkommt.

Vorteile des Aufbaus Ihrer eigenen IDP-Lösung

• Sie bauen es, Sie haben die Kontrolle – Funktionen. Integrationen. Was auch immer Sie brauchen, um Ihre strategischen Geschäftsziele zu erreichen. Wie viele Datenserver? Ihre Wahl. Welche Integrationen? SAP, Coupa, NetSuite… Wählen Sie aus.
• Anpassung an Ihre einzigartigen Geschäftsprozesse – Ich spreche nicht nur von Funktionen. Das Ganze wird entwickelt, um mit Ihren Workflows und Ihrer Datenstruktur übereinzustimmen. Eine Lösung, die sich entwickelt, während Ihr Unternehmen wächst.

Nachteile des Aufbaus Ihrer eigenen IDP-Lösung

• Es wird Sie $$$ kosten – die Einstellung von KI-Experten, der Kauf fortschrittlicher Technologien, Entwicklungskosten. Es wird ein teamübergreifendes Projekt sein, sodass interne Ressourcen in Mitleidenschaft gezogen werden. Außerdem die Kosten für die Einarbeitung Ihres Teams. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf Ihre Produktentwicklung, wenn Sie Ihr IT-Team auf Ihre IDP-Lösung umschichten.
• Es wird Ihre Zeit in Anspruch nehmen – Entwickeln, codieren, planen, testen, integrieren, verfeinern.
• Es muss compliant sein – Sie haben die Kontrolle über die Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Haben Sie einen internen Experten?
• Es wird Trainingsdaten benötigen – Sie benötigen Zugang zu großen Mengen verschiedener Dokumente für das Training. Rechnungen, Bestellungen, Quittungen usw. Die Rossum AI-Dokumentenverarbeitungsplattform hat drei Trainingsstufen…
  • Vortraining auf großen Textsammlungen, um ein Sprachverständnis zu erlangen.
  • Training auf Millionen von Transaktionsdokumenten mit reichhaltigen Annotationen für universelles Dokumentenverständnis.
  • Kontinuierliche Feinabstimmung auf die Aufgaben des Kunden.
• Es wird kontinuierliche Wartung benötigen – Sie können nicht einfach bauen und gehen. Kontinuierliche Updates, Fehlerbehebungen, neue Integrationen, neue Prozesse, die angegangen werden müssen, und mehr.
• Es wird kein Unterstützungsnetzwerk geben – Sie werden das einzige Unternehmen sein, das Ihre maßgeschneiderte IDP-Lösung verwendet. Keine Foren, um um einen Bugfix zu bitten. Kein Austausch bewährter Verfahren. Keine Online-Tutorials.

Wenn Sie eine IDP-Lösung kaufen

Wenn Sie eine IDP-Lösung kaufen, können Sie sie nicht einfach anschließen und Sekunden später Ergebnisse sehen. Jedes fortschrittliche Technologieprodukt muss an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Integrationen. Teammitglieder müssen an Bord geholt werden. Aber das wird alles von Ihrem IDP-Anbieter verwaltet.

Vorteile des Kaufs einer IDP-Lösung

• Die Implementierung wird schnell sein – plug-and-Play-Lösungen können schnell und einfach bereitgestellt werden, mit minimalen Störungen Ihres Workflows. Die Plattform wird an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst, auf einem riesigen Datensatz trainiert, und die Einarbeitung wird vom Anbieter übernommen.
• Sie kaufen auch Experten – profitieren Sie von der Expertise des Anbieters in KI- und IDP-Technologie. Sie haben die Plattform aufgebaut. Getestet. Verbessert. Funktionen hinzugefügt. Wartung durchgeführt. Sie verstehen Ihren Anwendungsfall. Sie werden unterstützt.
• Es wird mit Ihrem Unternehmen skalieren – Ihr Unternehmen wird wachsen. Ihre IDP-Lösung muss auch wachsen. Ein Anstieg des Dokumentenvolumens, neue Formate, Anwendungsfälle, Vorschriften. Eine vorgefertigte IDP-Lösung wird skalierbar sein.
• Sie erhalten Wartungsabdeckung und Updates – wenn Sie mit einem IDP-Anbieter zusammenarbeiten, erhalten Sie Wartung und regelmäßige Updates. Es wird kontinuierliche Verbesserungen geben, um sicherzustellen, dass die Lösung Ihren sich entwickelnden Bedürfnissen entspricht.

Nachteile des Kaufs einer IDP-Lösung

• Anpassungsblockaden – Der Grad der Anpassung einer vorgefertigten IDP-Lösung variiert je nach Plattform. Wenn Ihr Anwendungsfall Dokumente mit niedrigem Volumen und einheitlichem Format umfasst, wird eine sofort einsatzbereite Lösung alle Anforderungen erfüllen. Wenn Sie Flexibilität in Bezug auf Dokumentformate und -volumen sowie die Fähigkeit benötigen, neue Prozesse einzurichten, könnte die begrenzte Anpassbarkeit ein Problem sein.
• Integrationsprobleme – Die Einführung neuer Technologien in Ihren Technologiestack kann schwierig sein. Eine sofort einsatzbereite Lösung kann sich als problematischer herausstellen als eine maßgeschneiderte Lösung. Beste Vorgehensweise: Wählen Sie eine IDP-Plattform, die sich nahtlos in Ihren bestehenden Technologiestack integriert.
• Ein Anbieter, der nicht zuhört – Sie suchen einen Partner. Einen IDP-Anbieter, der mit Ihnen zusammenarbeitet. Der Ihre Anwendungsfälle versteht. Der Ihre spezifischen Bedürfnisse antizipiert und die Lösung gemeinsam mit Ihnen weiterentwickelt.

Fazit | Build vs Buy

Also. Bauen oder kaufen? Die Entscheidung, die Sie treffen, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Anwendungsfälle und Prozesse. IT-Team. Budget.

Für die meisten Unternehmen ist der Kauf einer vorgefertigten IDP-Lösung die schnellere, kostengünstigere und risikoärmere Option. Sie werden mit einer robusten, skalierbaren Lösung arbeiten, mit laufender Unterstützung von Experten.

Erinnern Sie sich an meine Projektidee – eine IDP-Lösung zu bauen, wenn sie Geld sparen könnte.

Ich habe meine Meinung geändert.

Ich schätze, dass Sie das brauchen könnten. Wie man ein RFP für intelligente Dokumentenverarbeitung schreibt. Bei Rossum haben wir mehrere Jahre Erfahrung in der Entwicklung, Implementierung und Verfeinerung von Geschäftsprozessen. Wir haben unsere faire Anteil an RFPs gesehen und möchten teilen, was wir gelernt haben. Dieser Beitrag führt Sie durch die Prozesse und gibt Ihnen eine RFP-Vorlage mit vorgeschlagenen Fragen, die Sie Ihrem ausgewählten IDP-Anbieter stellen können.