Wie FINN mit Rossum seine Bearbeitungszeit der Dokumente um 71 % beschleunigt

FINN ist ein deutsches Autoabonnement-Unternehmen, das den herkömmlichen Autobesitz in Europa und den Vereinigten Staaten revolutioniert. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Mobilität zu einem unterhaltsamen und nachhaltigen Erlebnis zu machen und bietet sofortige, flexible und bequeme monatliche Autoabonnements an.

Die Herausforderung

Als FINN in neue Märkte expandierte und sein Fuhrpark wuchs, erkannte das Buchhaltungsteam, dass es eine besser skalierbare Lösung für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen benötigte. Die größte Herausforderung bestand in der Integration von fast 200 Dienstleistern für die Abwicklung von Schäden und Reparaturen über den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs.

Zusätzlich zu seinem wachsenden Fuhrpark zeigte die Vielfalt der Rechnungslayouts und -formate, die das Team erhielt, dass die bisherige OCR-Implementierung auf Regex-Basis nicht ausreichte. FINN sah sich mit zwei Optionen konfrontiert: eine externe Agentur zu beauftragen, die den gesamten Prozess abwickelt, oder einen eigenen automatisierten Prozess zu entwickeln.

Die Lösung

FINN ist von dem Gedanken beseelt, alles zu automatisieren, um wirklich skalierbare Prozesse zu schaffen, daher war die Entscheidung klar. Das Team suchte nach einem externen Dienstleister, der die Technologie bereits im Einsatz hatte und Unterstützung bot, und kam so auf Rossum.

Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche war entscheidend für eine leichte Akzeptanz und um sicherzustellen, dass weniger Zeit mit dem Validierungs-Dashboard verbracht werden musste. Die vorgefertigten Lösungen von Rossum ermöglichten dem Team die einfache Integration in andere No-Code-Plattformen wie Make und unterstützten so einen mehrstufigen Dokumentenverarbeitungs-Workflow bei FINN.

Der Prozess beginnt, wenn ein PDF-Dokument, das in Deutschland das gängigste Rechnungsformat ist, in einem gemeinsamen Posteingang eingeht und automatisch anhand des Formats und des Anhangs zur Bearbeitung freigegeben wird.

Von dort aus nimmt Rossum die Dokumente auf, führt die Datenerfassung durch und löst die Webhooks aus, die die extrahierten Daten mit der FINN-Datenbank und einer Vielzahl anderer Ausgaben- und Beschaffungsendpunkte im FINN-internen Ökosystem, wie Spendesk und SAP ERP, verbinden.

Auch die Zuordnung von Lieferanten zu Kostenstellen wurde in der Lösung vorgenommen, was einen automatischen Datenabgleich ermöglichte. Rossum ermöglichte es dem FINN-Team außerdem, in der Implementierungsphase benutzerdefinierte Schaltflächen in die Benutzeroberfläche einzufügen, so dass die Geschäftsanwender ihren Arbeitsbereich anpassen und erforderliche Kostenstellen direkt im Frontend hinzufügen konnten.

Mit unserer intelligenten Dokumentenverarbeitungsplattform ist FINN in der Lage, die große Vielfalt an Dokumenten, die während des gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs anfallen, schnell und präzise zu verarbeiten. FINN bescheinigt Rossum eine überlegene OCR-Technologie, eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche, eine einfache Integration und einen reaktionsschnellen Support, um seine Rechnungsengpässe zu lösen.

Die Auswirkungen

Dank der einfachen Bedienung mit einer Point-and-Click-UI konnte FINN nach der Implementierung von Rossum eine enorme Effizienzsteigerung verzeichnen. Das Buchhaltungsteam verringerte den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen von zwei Stunden auf 15 Minuten pro Tag.

FINN verringerte die Fehlerquoten erheblich und erreichte innerhalb der ersten sechs Wochen des Einsatzes von Rossum eine Genauigkeit von über 90 %, wobei die anfängliche MVP-Einrichtung in no-code nur zwei Tage in Anspruch nahm. Diese dramatische Verbesserung bedeutete auch, dass FINN keine weiteren Mitarbeiter aufgrund von Kapazitätsanforderungen einstellen musste.

Neben der Zeit- und Kostenersparnis stieg auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch die einfache Beschriftung über das Dashboard. Mit unserer skalierbaren Lösung und unserem engagierten Support ist das Team von FINN überzeugt, dass Rossum der richtige Partner ist, um die beliebteste Abo-Plattform für Autos aufzubauen.

In den nächsten drei Jahren plant FINN eine Versiebenfachung des Abonnementvolumens und die Ausweitung von Rossum auf andere Anwendungsfälle. Das flexible Setup von Rossum ist entscheidend, um die Geschäftsexpansion von FINN auf konsistente Weise zu unterstützen.